Frequently asked Questions
Willkommen bei den Rezeptbuch Pro FAQ
Rezeptbuch Pro wird seit fast 30 Jahren speziell für die Bedürfnisse von Destillateuren, Brennereien und Spirituosenherstellern entwickelt. Im Laufe dieser Zeit ist aus einer reinen Rezepturverwaltung ein umfassendes System für Produktion, Lagerverwaltung, Rückverfolgung, Kalkulation, Qualitätsmanagement, Inventur, Zollabrechnung und betriebliche Organisation entstanden.
Viele Funktionen erschließen sich erst auf den zweiten Blick. Deshalb sollen diese FAQ nicht nur einzelne Programmfunktionen beschreiben, sondern auch die dahinterliegenden Arbeitsabläufe und Konzepte erklären. Ziel ist es zu zeigen, wie Rezeptbuch Pro die tägliche Arbeit im Spirituosenbetrieb unterstützt – von der Rohwarenbestellung über Herstellung, Abfüllung und Inventur bis hin zu Rückverfolgung, Audits und Zollprüfungen.
Die meisten Beispiele stammen dabei aus der praktischen Arbeit eines Destillationsbetriebes. Im Mittelpunkt stehen daher nicht theoretische Softwarefunktionen, sondern echte betriebliche Fragestellungen:
- Wie lassen sich Rohstoffe und Produkte rückverfolgen?
- Wie werden Alkoholtafeln, Schwund und Steuerlager berücksichtigt?
- Wie entstehen Produktspezifikationen und Sicherheitsdatenblätter?
- Wie funktioniert die Inventur in einem Tanklager?
- Wie werden Rückstellproben, Losnummern und Verpackungschargen verwaltet?
- Wie lassen sich Bestände, Herstellungen und Abfüllungen nachvollziehbar dokumentieren?
Ob Sie Rezeptbuch Pro bereits einsetzen oder sich erstmals über die Möglichkeiten der Software informieren möchten – die folgenden FAQ sollen Ihnen einen möglichst praxisnahen Einblick in die Arbeitsweise des Systems geben.
Tipp für neue Leser: Beginnen Sie mit den Artikeln „Wie sieht das grundlegende Konzept aus“, „Wie funktioniert das Berechnungsfenster“, „Wie funktionieren Buchung, Storno und Rückverfolgung“ sowie „Wie funktioniert eine Abfüllung“. Diese vier Themen bilden die Grundlage für die meisten weiteren Funktionen des Programms.
Frage: Wie werden die Alkoholtafeln eigentlich berechnet?
Frage: Wie sieht das grundlegende Konzept von Rezeptbuch Pro aus?
Frage: Wie funktioniert die Auswahl von Rezepturen?
Frage:Wie funktioniert das Berechnungsfenster?
Frage: Wie funkionieren Buchungen, Storno und Rückverfolgung?
Frage: Welche Funktionen hat das Adressbuch?
Frage: Wie funktioniert eine Bestellung
Frage: Wie funktioniert die Arbeitsplanung?
Frage: Wie funktioniert das Herstellbuch?
Frage: Wie sind die Alkoholtafeln ins Programm eingebunden?
Frage: Was sind Rohwaren-Mischungen?
Frage: Wie werden Rezepturen erstellt und bearbeitet?
Frage: Wie funktioniert eine Abfüllung?
Frage: Wie wird Schwund verwaltet?
Frage: Wie wird eine Inventur durchgeführt
Frage: Bestandsverwaltung und automatische Anfragen
Wie werden die Alkoholtafeln eigentlich berechnet?
mit der folgenden Alkoholtafel-Berechungsformel
Und hier das Originaldokument der OIML: r022-e75.pdf
Wie sieht das grundlegende Konzept von Rezeptbuch Pro aus?
Warum in Rezeptbuch Pro „alles eine Rezeptur“ ist
Ein anderer Blick auf Rezepturen
Die meisten Destillateure und Spirituosenhersteller kennen Rezepturen in ihrer klassischen Form:
Dabei gibt es einen klaren Unterschied zwischen der Rezeptur und ihren Zutaten. Die Zutaten sind Rohstoffe, die Rezeptur ist das fertige Produkt.
Dieses Modell funktioniert gut, solange es nur um die Herstellung eines einzelnen Produkts geht. Sobald jedoch Rückverfolgbarkeit, Kalkulation, Spezifikationen, Dokumente oder Zwischenprodukte ins Spiel kommen, entstehen häufig zusätzliche Datenstrukturen und damit auch zusätzlicher Pflegeaufwand.
Rezeptbuch Pro verfolgt deshalb einen anderen Ansatz.
Die Idee: Alles ist eine Rezeptur
In Rezeptbuch Pro gibt es technisch keinen grundlegenden Unterschied zwischen:
- Alkohol
- Zucker
- Aroma
- Fruchtsaft
- Zwischenprodukt
- Likör
- Spirituose
- Rezeptur
Alle diese Objekte werden als Rezepturen behandelt.
Eine Rezeptur kann dabei:
- keine Zutaten besitzen
- eine einzige Zutat besitzen
- aus beliebig vielen Zutaten bestehen
Ein Zucker ist somit eine Rezeptur ohne weitere Unterrezepturen. Ein Aroma kann ebenfalls eine eigenständige Rezeptur sein. Ein Sirup kann aus Zucker und Wasser bestehen. Ein Likör kann wiederum Sirup und Aroma enthalten.
Auf diese Weise können Rezepturen beliebig tief "verschachtelt" werden, wobei z.B. selbst hergestellte Aromen in beliebig vielen Produkten verwendet werden können (und selbst wieder aus anderen Bausteinen bestehen können).
Dadurch entsteht ein durchgängiges Modell für sämtliche Materialien und Produkte im Betrieb.
Warum das sinnvoll ist
Der größte Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass alle Funktionen auf allen Objekten gleichermaßen genutzt werden können.
Eine Rezeptur kann:
- berechnet werden
- kalkuliert werden
- bewertet werden
- Bestände besitzen
- Losnummern besitzen
- rückverfolgt werden
- statistisch ausgewertet werden
Da Zucker, Alkohol oder Aroma ebenfalls Rezepturen sind, gelten dieselben Regeln automatisch auch für diese Objekte.
Es müssen keine getrennten Systeme für Rohstoffe, Zwischenprodukte und Fertigprodukte gepflegt werden.
Rückverfolgbarkeit ohne Sonderfälle
Besonders deutlich werden die Vorteile bei der Rückverfolgbarkeit.
In klassischen Systemen existieren häufig unterschiedliche Mechanismen für:
- Rohstoffe
- Zwischenprodukte
- Fertigprodukte
In Rezeptbuch Pro ist jede Komponente bereits eine Rezeptur und besitzt damit dieselben Eigenschaften:
Egal ob es sich um Zucker, Alkohol, Aroma oder einen fertigen Likör handelt.
Dadurch kann die Rückverfolgbarkeit über sämtliche Produktionsstufen hinweg ohne Medienbruch erfolgen.
Ein Fertigprodukt besteht aus Rezepturen.
Diese Rezepturen bestehen eventuell wiederum aus Rezepturen.
Die Rückverfolgung verfolgt diese Struktur automatisch bis zum ursprünglichen Wareneingang zurück.
Zwischenprodukte werden automatisch berücksichtigt
Viele Betriebe arbeiten mit:
- Sirupen
- Aromen
- Kräuterauszügen
- Ansatzmischungen
- Vormischungen
In klassischen Systemen werden solche Zwischenprodukte oft als Sonderfall behandelt.
Im Modell von Rezeptbuch Pro sind sie lediglich weitere Rezepturen.
Dadurch können sie:
- eigene Herstellungen besitzen
- eigene Losnummern besitzen
- eigene Dokumente besitzen
- separat gelagert werden
- später in beliebigen Produkten verwendet werden
Ohne zusätzliche Programmfunktionen.
Dokumente gehören zur Rezeptur
Der gleiche Ansatz gilt auch für Dokumente.
Jede Rezeptur kann mit Dokumenten verknüpft werden, beispielsweise:
- Produktspezifikationen
- Sicherheitsdatenblätter
- Analysezertifikate
- Herstellerinformationen
- interne Dokumentationen
- Bilder
Dadurch können Dokumente direkt den jeweiligen Rohstoffen, Zwischenprodukten oder Fertigwaren zugeordnet werden.
Ein Sicherheitsdatenblatt für Alkohol gehört genauso zur betreffenden Rezeptur wie eine Produktspezifikation für ein Aroma.
Das System kann auf Knopfdruck alle Dokumente einer Rezeptur (und aller Unterrezepturen) zusammen auflisten, auch direkt in der Rückverfolgung.
Automatische Produktspezifikationen
Besonders deutlich wird die Stärke dieses Modells bei Produktspezifikationen.
In vielen Betrieben werden Spezifikationen separat gepflegt. Ändert sich die Rezeptur, müssen anschließend auch die Spezifikationen aktualisiert werden.
Das führt häufig zu Inkonsistenzen.
In Rezeptbuch Pro werden Spezifikationen dagegen aus den aktuellen Rezepturdaten erzeugt.
Dazu werden Eigenschaften wie:
- Alkoholgehalt
- Zuckergehalt
- Säuregehalt
- Trockenmasse
- Brennwert
- Nährwerte
- Litergewicht
automatisch aus den Rezepturen berechnet.
Im Stammdatensatz wird lediglich festgelegt wie eine Spezifikation aussehen soll:
- welche Werte angezeigt werden sollen
- in welcher Einheit sie erscheinen sollen
Beispielsweise kann ein Zuckergehalt intern in Gramm pro Kilogramm berechnet und auf der Spezifikation automatisch als Gramm pro 100 Milliliter ausgegeben werden.
Die Spezifikation enthält damit keine separat gepflegten Zahlen.
Sie wird bei jedem Ausdruck oder PDF-Export direkt aus den aktuellen Daten erzeugt und ist deshalb immer auf dem neuesten Stand.
Eine Quelle für alle Informationen
Der zentrale Vorteil dieses Ansatzes lautet:
Jede Information hat genau eine Quelle.
Die Rezeptur enthält die fachlichen Daten.
Daraus entstehen automatisch:
- Zutatenverzeichnisse
- Deklarationen
- Nährwerte
- Spezifikationen
- Kalkulationen
- Rückverfolgungsdaten
Dadurch können sich diese Informationen nicht gegenseitig widersprechen.
Weniger Pflege, mehr Sicherheit
Für den Anwender bedeutet das:
- weniger doppelte Datenpflege
- weniger Fehlerquellen
- weniger vergessene Aktualisierungen
- bessere Rückverfolgbarkeit
- konsistentere Dokumentation
Ändert sich eine Rezeptur, können auf Knopfdruck sämtliche davon abhängende Rezepturen ebenfalls neu berechnet werden, so daß der gesamte Datenbestand immer auf dem aktuellen Stand ist.
Das spart Zeit und erhöht gleichzeitig die Qualität der Daten.
Fazit
Der Gedanke „alles ist eine Rezeptur“ wirkt zunächst ungewohnt, besonders für Anwender, die aus klassischen Rezeptur- oder Warenwirtschaftssystemen kommen.
In der Praxis führt dieser Ansatz jedoch zu einem erstaunlich einfachen und konsistenten Datenmodell. Rohstoffe, Zwischenprodukte und Fertigwaren folgen denselben Regeln und können mit denselben Werkzeugen verwaltet werden.
Für Rückverfolgbarkeit, Kalkulation, Dokumentation und Produktspezifikationen bedeutet das einen entscheidenden Vorteil: Alle Informationen stammen aus einer gemeinsamen Quelle und bleiben dadurch dauerhaft konsistent.
Genau diese konsequente Denkweise ist einer der Gründe, warum Rezeptbuch Pro auch nach vielen Jahren Entwicklung noch wie ein zusammenhängendes System wirkt und nicht wie eine Sammlung einzelner Module.
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Suchen, Auswählen und gespeicherte Abfragen
Das Auswahlfenster ist der zentrale Einstiegspunkt in Rezeptbuch Pro. Über die Suchfunktion können einzelne Rezepturen, Produktgruppen, Lieferantenprodukte oder beliebige Kombinationen davon gefunden werden.
Neben der klassischen Textsuche unterstützt das System auch reguläre Ausdrücke (Regular Expressions), wodurch sehr komplexe Suchanfragen möglich werden.
Wie werden Rezepturen normalerweise ausgewählt?
Die meisten Anwender suchen direkt nach Teilen der Rezepturbezeichnung.
Beispiele:
"Kirsch" oder "Williams" oder "Apfelsaft"
Das System zeigt daraufhin alle passenden Treffer an.
Aus der Trefferliste kann anschließend eine Rezeptur zur Bearbeitung geöffnet werden.
Warum findet die Suche oft mehr als eine normale Textsuche?
Die Suchfunktion verwendet intern reguläre Ausdrücke (Regular Expressions).
Zusätzlich ersetzt das System automatisch jedes Leerzeichen innerhalb der Suchanfrage durch: ".*", was "beliebig viele beliebige Zeichen, auch keine Zeichen" bedeutet.
Die Anfrage "kirsch 40" findet beispielsweise
Kirschwasser 40
Der Anwender muss die Syntax der regulären Ausdrücke dabei normalerweise nicht kennen.
Kann ich den Beginn oder das Ende einer Bezeichnung suchen?
Ja.
Hierfür können die üblichen Zeichen regulärer Ausdrücke verwendet werden.
Beginn einer Bezeichnung
^Kirsch
findet beispielsweise:
Kirschwasser
nicht jedoch:
Sauerkirschlikör
Ende einer Bezeichnung
findet alle Bezeichnungen, die auf:
40 enden
Kann ich mehrere Suchbegriffe kombinieren?
Ja.
Mit dem Zeichen: "|" („oder“)
können mehrere unabhängige Suchanfragen kombiniert werden.
Beispiel:
Kirsch 40|Himbeergeist 42
Das System liefert alle Treffer auf beide Suchbegriffe.
Dies eignet sich besonders für komplexe Produktgruppen oder häufig verwendete Abfragen.
Sind auch komplexe reguläre Ausdrücke möglich?
Ja.
Da reguläre Ausdrücke umfangreich unterstützt werden (Für Experten: Runde Klammern werden nicht unterstützt, da diese zu oft Teil einer Rezepturbezeichnung sein können), können sehr leistungsfähige Suchmuster verwendet werden. Solche Ausdrücke werden aber sicher nur Power-User kennen und nutzen, der normale Anwender muss so etwas nicht wirklich kennen.
Beispielsweise: "[ck][ao]f+[eé]"
findet z.B. alle Schreibweisen von Kaffee auf deutsch, englisch,französich und italienisch
Kaffee
und ähnliche Varianten.
Für den normalen Anwender ist dies selten notwendig, Power-User können damit jedoch äußerst präzise Suchen formulieren.
Können Suchanfragen gespeichert werden?
Ja.
Beliebige Suchabfragen können dauerhaft gespeichert werden.
Dadurch lassen sich häufig benötigte Auswahlen jederzeit wieder aufrufen.
Typische Beispiele:
Alle Fruchtsäfte
Was sind private und öffentliche Abfragen?
Gespeicherte Abfragen können in zwei Varianten geführt werden:
Privat
Die Abfrage ist nur für den Ersteller sichtbar.
Dies eignet sich beispielsweise für persönliche Arbeitslisten oder häufig verwendete Suchanfragen.
Öffentlich
Die Abfrage steht allen Mitarbeitern zur Verfügung.
Öffentliche Abfragen eignen sich für:
- Qualitätsmanagement
- Labor
- Einkauf
- Produktion
- gemeinsame Standardauswertungen
Wie werden gespeicherte Abfragen verwendet?
Einfachklick
Ein Klick übernimmt die gespeicherte Abfrage in das Suchfeld.
Die ursprüngliche Suche kann anschließend weiter verfeinert werden.
Doppelklick
Ein Doppelklick führt die gespeicherte Abfrage unmittelbar aus.
Werden frühere Suchanfragen gespeichert?
Ja.
Im Hauptfenster werden die zuletzt verwendeten Abfragen protokolliert.
Dadurch können häufig verwendete Suchvorgänge jederzeit erneut ausgeführt werden.
Zusätzlich können frühere Suchanfragen über die Vorwärts- und Rückwärts-Schaltflächen erneut aufgerufen werden.
Welche Rolle spielen Suchabfragen bei Statistiken?
Suchabfragen dienen nicht nur der Auswahl einzelner Rezepturen.
Die gesamte aktuelle Auswahl kann gleichzeitig als Grundlage für:
- Statistiken
- Lagerauswertungen
- Produktionsauswertungen
- Bestandslisten
verwendet werden.
Beispielsweise:
Stichwort = Fruchtsaft
Eine Statistik zeigt anschließend die Zu- und Abgänge dieser gesamten Produktgruppe.
Können Stichworte und Adressen kombiniert werden?
Ja.
Die Auswahl kann gleichzeitig nach:
- Stichworten
- Adressen
- Bezeichnungen
- erweiterten Kriterien
erfolgen.
Beispiel:
Stichwort:
Ergebnis:
Alle Fruchtsäfte
Darauf können anschließend wiederum Statistiken oder weitere Auswertungen angewendet werden.
Fazit
Die Auswahlfunktion von Rezeptbuch Pro ist weit mehr als eine einfache Produktsuche. Durch die Unterstützung regulärer Ausdrücke, gespeicherter Abfragen, Stichworte und Adressverknüpfungen entsteht ein leistungsfähiges Werkzeug zur Organisation des gesamten Datenbestandes. Gleichzeitig dienen die Suchergebnisse nicht nur zur Auswahl einzelner Rezepturen, sondern auch als Grundlage für Statistiken, Bestandsauswertungen und betriebliche Analysen. Dadurch wird die Suche zu einem zentralen Bestandteil der täglichen Arbeit mit Rezeptbuch Pro.
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Das Berechnungsfenster in Rezeptbuch Pro
Das Berechnungsfenster ist das zentrale Werkzeug für Rezepturentwicklung, Produktionsplanung, Kalkulation und Herstellung. Viele Anwender nutzen täglich nur einen kleinen Teil seiner Möglichkeiten. Dieser FAQ-Artikel erläutert die wichtigsten Funktionen und Arbeitsweisen.
Was macht das Berechnungsfenster?
Das Berechnungsfenster berechnet eine Rezeptur für eine beliebige Zielmenge und zeigt gleichzeitig:
- benötigte Zutaten
- Losnummern
- Lagerbestände
- Alkoholgehalt
- Extraktgehalt
- Säuregehalt
- Nährwerte
- Kalkulation
- Ausstattungskosten
- Deklarationen
Darüber hinaus dient es als Arbeitsanweisung für die Produktion und als Ausgangspunkt für die spätere Verbuchung der Herstellung.
Wie starte ich eine Berechnung?
Das Berechnungsfenster kann aus einer Suchergebnis oder einem Produktionsauftrag geöffnet werden.
Anschließend wird eine gewünschte Herstellmenge vorgegeben.
Mögliche Eingabeeinheiten sind beispielsweise:
- Liter
- Kilogramm
- Liter Alkohol (LA)
Die Rezeptur wird sofort auf die gewünschte Zielmenge umgerechnet.
Kann ich auch Extrakt- oder Säurewerte vorgeben?
Ja.
Zusätzlich zur Zielmenge können gewünschte Produktparameter vorgegeben werden, beispielsweise:
- Extraktgehalt
- Säuregehalt
Das System ermittelt anschließend automatisch die notwendigen Anpassungen. Dabei kann ausgewählt werden, über welche Zutat oder Unterrezeptur die Änderung erfolgen soll.
So kann beispielsweise ein bestimmter Extraktgehalt durch Anpassung des Zuckergehalts oder eines Sirups erreicht werden, ohne die gesamte Rezeptur manuell neu berechnen zu müssen.
Was bedeuten die Farben der Zutatenzeilen?
Die Farben geben Auskunft über die aktuelle Bestandssituation.
Grün
Der Bestand reicht für die Herstellung der gewünschten Menge aus.
Gelb
Der Bestand reicht zwar aus, fällt durch die Herstellung aber unter den definierten Meldebestand.
Rot
Der vorhandene Bestand reicht für die geplante Herstellung nicht aus.
In diesem Fall kann die Herstellung nicht verbucht werden, solange die fehlenden Rohstoffe nicht verfügbar sind.
Dunkelrot
Dunkelrot kennzeichnet keinen Bestandsfehler, sondern einen fachlichen Widerspruch oder eine nicht sinnvoll lösbare Anpassung.
Beispielsweise wenn ein Zielwert über eine Zutat verändert werden soll, die dafür rechnerisch eine negative Menge annehmen müsste.
Wie erkenne ich Unterrezepturen?
Unterrezepturen werden in der Berechnung besonders gekennzeichnet.
Sie können per Doppelklick geöffnet werden.
Dadurch erscheint sofort ein weiteres Berechnungsfenster für die betreffende Unterrezeptur.
Auf diese Weise kann der Anwender auch komplexe, mehrfach verschachtelte Rezepturen einfach nachvollziehen und analysieren.
Kann ich während der Berechnung die Rezeptur ändern?
Ja.
Aus dem Berechnungsfenster heraus kann jederzeit die Originalrezeptur geöffnet werden.
Dort können beispielsweise:
- Zutaten hinzugefügt
- Zutaten entfernt
- Mengen geändert
- Herstellhinweise ergänzt
werden.
Die geänderte Rezeptur kann anschließend direkt neu berechnet werden.
Gerade bei der Entwicklung neuer Produkte spart dies viele Arbeitsschritte, da nicht ständig zwischen Rezepturverwaltung und Berechnung gewechselt werden muss.
Während der Berechnungen/Änderungen gelten alle Veränderungen zuerst nur temporär für die angezeigte Berechnung. Das Ergebnis kann auf Wunsch auch dauerhaft gespeichert werden.
Kann ich auf Basis einer vorhandenen Rohstoffmenge rechnen?
Ja.
Neben der klassischen Berechnung einer Zielmenge kann auch von einer vorhandenen Zutat ausgegangen werden.
Beispiel:
Anstatt zu fragen:
Wie viel Kirschsaft benötige ich für 10.000 Liter Likör?
kann gefragt werden:
Wie viel Likör kann ich mit 500 kg Kirschsaft herstellen?
Das System berechnet daraus automatisch die maximal mögliche Produktionsmenge und passt alle übrigen Zutaten entsprechend an.
Ferner kann auf Knopfdruck die maximal mögliche Herstellmenge berechnet werden, vorausgesetzt alle Zutaten haben einen Bestand.
Welche Informationen zeigt die linke Seite des Fensters?
Im linken Bereich werden die wichtigsten Ergebnisse der aktuellen Berechnung dargestellt:
- Liter
- Kilogramm
- Liter Alkohol
- Alkoholstärke
- theoretisches Wasser
- Kontraktion
- praktisches Wasser
- Extraktgehalt
- Säuregehalt
- Litergewicht
- Brennwert
Alle Werte werden bei jeder Änderung sofort neu berechnet.
Was bedeuten „Wasser theoretisch“, „Kontraktion“ und „Wasser praktisch“?
Bei der Mischung von Alkohol und Wasser entsteht eine Volumenkontraktion.
Die Summe der Einzelvolumina entspricht daher nicht dem tatsächlichen Endvolumen.
Das Berechnungsfenster zeigt deshalb getrennt:
Wasser theoretisch
Die rechnerisch erforderliche Wassermenge ohne Berücksichtigung der Kontraktion.
Kontraktion
Die Volumenänderung, die beim Mischen entsteht.
Wasser praktisch
Die tatsächlich benötigte Wassermenge, um die gewünschte Endmenge zu erreichen.
Diese Werte sind insbesondere für die Produktentwicklung und die Herstellung alkoholführender Produkte von großer Bedeutung.
Kann ich Zwischenergebnisse innerhalb einer Rezeptur anzeigen?
Ja.
Im Rezepturtext stehen hierfür spezielle Variablen zur Verfügung.
Die Variable $z zeigt die aktuelle Gesamtsumme an der jeweiligen Stelle der Berechnung.
Dabei wird nicht nur die Summe der bisher verwendeten Zutaten berechnet, sondern auch die bis dahin entstandene Kontraktion berücksichtigt.
Zusätzlich existiert die Variable $e für Einzelsummen.
Mit $estart kann diese Einzelsumme jederzeit zurückgesetzt werden, um innerhalb derselben Rezeptur mehrere unabhängige Zwischensummen zu bilden.
Dadurch können auch komplexe Herstellungsabläufe mit mehreren Teilmischungen übersichtlich dokumentiert werden.
Was bedeuten Angaben wie „@ 25 kg Sack“ oder „@ 250 kg Fass“?
Für viele Rohstoffe wird nicht nur die benötigte Menge angezeigt, sondern auch eine praxisgerechte Darstellung der verwendeten Gebinde.
Im Rezepturtext kann unter einer Zutat eine Gebindegröße angegeben werden, beispielsweise:
@ 25 kg Sack
oder
@ 250 kg Fass
oder
@ 5 Liter Kanister
Während der Berechnung ermittelt das System daraus automatisch die benötigten Gebinde und die verbleibende Restmenge.
Aus einer rechnerischen Rohstoffmenge von:
80,8 kg Kristallzucker
3 x 25 kg Sack + 5,8 kg
oder bei größeren Gebinden:
2 x 250 kg Fass + 28 kg
Der Mitarbeiter erhält dadurch nicht nur die theoretische Berechnungsmenge, sondern unmittelbar eine für die Praxis nutzbare Arbeitsanweisung.
Dies bietet mehrere Vorteile:
- weniger Umrechnungen während der Herstellung
- geringere Fehlergefahr
- schnellere Materialbereitstellung
- bessere Abschätzung des tatsächlichen Rohstoffbedarfs
Besonders bei Säcken, Fässern, Kanistern, IBCs oder anderen Standardgebinden erleichtert diese Funktion die tägliche Arbeit erheblich.
Da die Gebindeangaben Bestandteil der Rezeptur sind, erscheinen sie automatisch:
- im Berechnungsfenster
- in Herstellanweisungen
- auf Produktionsausdrucken
und stehen damit jederzeit dort zur Verfügung, wo die Information tatsächlich benötigt wird.
Wie funktioniert die Kalkulation?
Die Kalkulation wird automatisch zusammen mit der Berechnung durchgeführt.
Dabei werden angezeigt:
Materialkalkulation
- Kosten der Zutaten
- Kosten des Wassers
- Branntweinsteuer
- Gesamtkosten
- Kosten pro Liter
- Kosten pro Kilogramm
- Kosten pro Liter Alkohol
Ausstattungskalkulation
Zusätzlich können Verpackungen berücksichtigt werden:
- Flaschen
- Verschlüsse
- Etiketten
- Kartons
- Trays
- Abfüllkosten
Dadurch sind Herstellkosten und Gebindekosten unmittelbar sichtbar.
Kann ich die Berechnung direkt herstellen?
Ja.
Wenn ausreichender Bestand vorhanden ist, kann die Herstellung direkt aus dem Berechnungsfenster verbucht werden.
Dabei werden automatisch:
- Lagerbuchungen erzeugt
- Losnummern verwendet
- Bestände aktualisiert
- Rückverfolgungsdaten gespeichert
Die Herstellung dient damit gleichzeitig als Produktionsvorgang und als Grundlage für die spätere Rückverfolgung.
Ist das Berechnungsfenster nur ein Rezepturrechner?
Nein.
Das Berechnungsfenster ist gleichzeitig:
- Rezepturrechner
- Produktionsplaner
- Kalkulationswerkzeug
- Entwicklungsumgebung
- Arbeitsanweisung
- Lagerprüfung
- Rückverfolgungswerkzeug
Es bildet damit den zentralen Arbeitsplatz für viele tägliche Aufgaben in Produktion, Entwicklung und Qualitätsmanagement.
Fazit
Das Berechnungsfenster ist weit mehr als eine Mengenberechnung. Es verbindet Rezepturentwicklung, Lagerverwaltung, Kalkulation, Produktionsplanung und Rückverfolgbarkeit in einer einzigen Arbeitsumgebung. Dadurch stehen alle wichtigen Informationen dort zur Verfügung, wo sie tatsächlich benötigt werden: direkt bei der Planung und Durchführung einer Herstellung.
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Buchungen, Stornierungen und Rückverfolgbarkeit in Rezeptbuch Pro
Die Rückverfolgbarkeit in Rezeptbuch Pro basiert nicht auf zusätzlichen Listen oder nachträglich gepflegten Dokumentationen. Stattdessen entsteht sie automatisch aus den täglichen Buchungsvorgängen. Wareneingänge, Herstellungen, Mischungen, Umlagerungen und Abfüllungen erzeugen dabei die Daten, die später für Rückverfolgungen, Reklamationen oder Mock Recalls benötigt werden.
Dieser FAQ-Artikel erläutert die wichtigsten Zusammenhänge.
Wie entsteht die Rückverfolgbarkeit?
Die Rückverfolgbarkeit entsteht automatisch durch die normalen Lager- und Produktionsbuchungen.
Beispielsweise:
Jeder Arbeitsschritt baut auf den vorherigen Buchungen auf und erzeugt neue Verknüpfungen.
Dadurch kann später jederzeit nachvollzogen werden:
- welche Rohstoffe verwendet wurden
- welche Losnummern beteiligt waren
- welche Zwischenprodukte verwendet wurden
- welche Abfüllungen betroffen sind
- welche Kunden beliefert wurden
Warum sind Losnummern so wichtig?
Jeder Bestand in Rezeptbuch Pro ist an eine Losnummer gebunden.
Eine Losnummer muss innerhalb des gesamten Datenbestandes eindeutig sein.
Dadurch existiert zu jeder Losnummer genau:
- eine Herkunft
- eine Historie
- eine Rückverfolgungskette
Mehrdeutige Losnummern werden dadurch vermieden.
Werden Lieferungen mit identischen Hersteller-Losnummern angeliefert, müssen diese vor der Buchung erweitert oder eindeutig gemacht werden.
Können Wareneingänge ohne Losnummer gebucht werden?
Nein.
Wareneingänge können erst gespeichert werden, wenn eine Losnummer vorhanden ist.
Das kann sein:
- die ursprüngliche Losnummer des Herstellers
- eine intern generierte Losnummer
Solange keine Losnummer vorhanden ist, bleibt die Speicherung gesperrt.
Dadurch wird verhindert, dass später Bestände ohne Herkunftsnachweis existieren.
Was passiert bei einer Herstellung?
Bei der Herstellung ermittelt das Berechnungsfenster automatisch:
- benötigte Zutaten
- benötigte Mengen
- Losnummern der Rohstoffe
- Lagerorte
- Bestände
Nach dem Verbuchen erzeugt das System automatisch:
Gleichzeitig wird die vollständige Rückverfolgung gespeichert.
Der Anwender muss hierfür keine zusätzlichen Dokumentationen durchführen.
Können Herstellungen ohne ausreichenden Bestand verbucht werden?
Nein.
Ein Grundsatz von Rezeptbuch Pro lautet:
Keine Buchung ohne vorhandenen Bestand.
Reicht der Bestand einer Zutat nicht aus, wird die betreffende Zeile rot dargestellt.
Der Button „Verbuchen“ bleibt deaktiviert.
Dadurch können keine negativen Lagerbestände entstehen.
Dies erhöht gleichzeitig die Qualität der Rückverfolgung, da jede verbuchte Herstellung auf tatsächlich vorhandenen Losen basiert.
Wie werden Mischungen behandelt?
Mischungen erzeugen eigene interne Losnummern.
Dadurch entsteht eine neue, eindeutig identifizierbare Charge.
Die Verbindung zu den ursprünglichen Losnummern bleibt dabei vollständig erhalten.
Für die Rückverfolgung bedeutet das:
können jederzeit nachvollzogen werden.
Wie funktioniert die Rückverfolgung von Flaschen und Verschlüssen?
Während der Abfüllung können zusätzlich erfasst werden:
- Flaschenlose
- Kanisterlose
- Verschlusslose
- Verpackungschargen
Diese Informationen werden mit der Abfüllung verknüpft.
Die Rückverfolgung kann dadurch nicht nur den Produktinhalt nachvollziehen, sondern auch die verwendeten Verpackungskomponenten.
Warum sind Rückstellproben wichtig?
Für Produkte mit aktiver Rückstellprobenpflicht kann eine Abfüllung nicht abgeschlossen werden, wenn keine ausreichende Probe vorhanden ist.
Dadurch wird sichergestellt, dass zu jeder relevanten Charge später eine Probe für:
- Untersuchungen
- Reklamationen
- Rückrufaktionen
zur Verfügung steht.
Stornierungen
Kann jede Buchung einfach gelöscht werden?
Nein.
Rezeptbuch Pro verwendet bewusst eine sehr strenge Stornologik.
Dadurch bleibt die Rückverfolgung konsistent und nachvollziehbar.
Wann kann eine Buchung storniert werden?
Eine Buchung kann nur dann storniert werden, wenn sie die letzte Buchung innerhalb ihrer Buchungskette ist.
Beispiel:
Der erste Verbrauch kann nicht mehr storniert werden, weil bereits weitere Buchungen darauf aufbauen.
Zunächst müsste die letzte Buchung entfernt werden.
Warum gibt es diese Einschränkung?
Ohne diese Regel könnten Buchungsketten beschädigt werden.
Beispiel:
Würde der erste Verbrauch nachträglich verschwinden, wären spätere Bestände und Rückverfolgungen nicht mehr konsistent.
Die Sperre verhindert solche Situationen.
Können einzelne Bestandteile einer Herstellung storniert werden?
Nein.
Die zu einer Herstellung gehörenden Buchungen bilden eine Einheit.
Beispielsweise:
Diese Buchungen können nicht einzeln storniert werden.
Wie wird eine Herstellung storniert?
Eine Herstellung kann ausschließlich als Ganzes storniert werden.
Dabei prüft das System zunächst, ob alle zur Herstellung gehörenden Buchungen überhaupt stornierbar sind.
Nur wenn für sämtliche beteiligten Lose keine späteren Buchungen existieren, darf die Herstellung rückgängig gemacht werden.
Warum können Herstellungsbestandteile nicht einzeln storniert werden?
Dadurch bleiben Materialbilanzen und Rückverfolgung korrekt.
Es kann nicht passieren, dass beispielsweise:
aber
wurde.
Die Herstellung bleibt stets als vollständiger Vorgang erhalten.
Rückverfolgung in der Praxis
Welche Informationen liefert eine Rückverfolgung?
Je nach Charge können unter anderem angezeigt werden:
- Rohstoffe
- Lieferanten
- Wareneingänge
- Losnummern
- Mischungen
- Zwischenprodukte
- Herstellungen
- Abfüllungen
- Flaschenlose
- Verschlusslose
- Rückstellproben
- Laborwerte
- sensorische Bewertungen
- Dokumente
- Kundenlieferungen
Wie unterstützt das System einen Mock Recall?
Für eine ausgewählte Charge kann innerhalb weniger Sekunden ermittelt werden:
Da alle Informationen bereits während der täglichen Arbeit erfasst wurden, sind keine zusätzlichen Vorbereitungen erforderlich.
Fazit
Die Rückverfolgbarkeit in Rezeptbuch Pro entsteht nicht durch zusätzliche Verwaltungsarbeit, sondern durch konsequente Buchungsregeln. Pflicht-Losnummern, Bestandsprüfungen, Rückstellprobenkontrollen und die strenge Stornologik sorgen dafür, dass alle Informationen vollständig und konsistent bleiben.
Gerade die Stornoregeln erscheinen auf den ersten Blick manchmal restriktiv. Sie sind jedoch ein wesentlicher Grund dafür, dass die Rückverfolgung auch nach vielen Jahren noch zuverlässig funktioniert und Mock Recalls oder Audits innerhalb kürzester Zeit durchgeführt werden können.
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Das Adressbuch und die Verknüpfung von Rezepturen mit Kunden, Lieferanten und Partnern
Das Adressbuch in Rezeptbuch Pro ist weit mehr als eine einfache Sammlung von Kunden- und Lieferantenadressen. Es bildet die zentrale Verbindung zwischen Geschäftspartnern und den im System verwalteten Informationen.
Durch die Verknüpfung von Rezepturen, Dokumenten, Lieferscheinen und weiteren Daten mit Adressen entsteht eine vollständige Übersicht aller Informationen zu einem Kunden, Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartner.
Wofür wird das Adressbuch verwendet?
Im Adressbuch können unter anderem erfasst werden:
- Kunden
- Lieferanten
- Händler
- Labore
- Behörden
- Dienstleister
- sonstige Ansprechpartner
Jede Adresse kann mit zusätzlichen Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Ansprechpartnern und Bemerkungen ergänzt werden.
Können Rezepturen mit Adressen verknüpft werden?
Ja.
Jede Rezeptur kann mit einer oder mehreren Adressen verbunden werden.
Typische Beispiele sind:
- Lieferant eines Rohstoffes
- Hersteller eines Aromas
- Kunde eines kundenspezifischen Produktes
- Besitzer einer Rezeptur
- Produzent eines Zwischenproduktes
Eine Rezeptur kann dabei beliebig vielen Adressen zugeordnet werden.
Warum werden Rezepturen mit Adressen verknüpft?
Die Verknüpfung dient nicht nur der Dokumentation, sondern vor allem der späteren Recherche.
Beispielsweise kann ein Lieferant direkt mit den von ihm gelieferten Produkten oder Rohstoffen verbunden werden.
Dadurch lässt sich später sofort erkennen:
- welche Produkte von diesem Lieferanten stammen
- welche Rohstoffe verwendet werden
- welche Dokumente vorhanden sind
- welche Lieferungen erfolgt sind
Welche Informationen können über eine Adresse angezeigt werden?
Wird eine Adresse geöffnet, können sämtliche mit dieser Adresse verbundenen Daten angezeigt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Rezepturen
- Rohstoffe
- Zwischenprodukte
- Fertigprodukte
- Dokumente
- Lieferscheine
- Muster
- Notizen
- Vertragsdaten
- weitere verknüpfte Datensätze
Dadurch entsteht eine zentrale Informationsquelle zu jedem Geschäftspartner.
Wie hilft das bei Lieferanten?
Ein typischer Anwendungsfall ist die Lieferantenverwaltung.
Öffnet man beispielsweise einen Aromalieferanten, können sofort angezeigt werden:
- alle bezogenen Aromen
- zugehörige Produktspezifikationen
- Sicherheitsdatenblätter
- Analysezertifikate
- bisherige Lieferungen
- Vertragsinformationen
Der Anwender muss nicht mehr verschiedene Systeme oder Ordner durchsuchen.
Wie hilft das bei Kunden?
Auch bei Kunden kann die Adressverknüpfung sehr nützlich sein.
So kann beispielsweise direkt angezeigt werden:
- kundenspezifische Produkte
- versandte Muster
- Lieferscheine
- zugeordnete Dokumente
- Notizen
- Verträge
Dadurch entsteht eine vollständige Kundenhistorie innerhalb des Systems.
Welche Vorteile bietet die Verknüpfung?
Die Verknüpfung von Adressen und Rezepturen bietet mehrere Vorteile:
- Informationen müssen nur einmal erfasst werden.
- Alle Daten zu einem Geschäftspartner bleiben zusammen.
- Dokumente werden schneller gefunden.
- Rückfragen zu Produkten lassen sich leichter beantworten.
- Lieferanten- und Kundenhistorien bleiben nachvollziehbar.
Insbesondere bei langjährigen Geschäftsbeziehungen kann so auch nach vielen Jahren noch nachvollzogen werden, welche Produkte, Lieferungen und Dokumente zu einer Adresse gehören.
Warum basiert auch diese Funktion auf dem Rezepturmodell?
Wie viele andere Bereiche von Rezeptbuch Pro verwendet auch das Adressbuch das zentrale Rezepturmodell.
Da Rohstoffe, Zwischenprodukte, Fertigprodukte, Ausstattungen, Muster und Notizen auf demselben Grunddatensatz basieren, können alle diese Objekte mit Adressen verknüpft werden.
Dadurch funktioniert die Zuordnung unabhängig davon, ob es sich um:
- einen Rohstoff,
- ein Aroma,
- eine Produktspezifikation,
- ein Kundenmuster,
- eine Notiz
- oder ein Fertigprodukt
handelt.
Fazit
Das Adressbuch von Rezeptbuch Pro ist nicht nur eine Adressverwaltung, sondern ein zentrales Informationssystem für Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner. Durch die Verknüpfung mit Rezepturen, Dokumenten, Lieferscheinen, Mustern und Notizen entsteht eine vollständige Sicht auf alle zu einer Adresse gehörenden Informationen.
Dadurch werden Recherchen erheblich vereinfacht und wichtige Informationen bleiben auch über viele Jahre hinweg schnell und zuverlässig auffindbar.
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Die Bestellfunktion in Rezeptbuch Pro
Die Bestellfunktion von Rezeptbuch Pro ist eng mit Rezepturen, Lagerbeständen, Produktionsplanung und dem Adressbuch verbunden. Ziel ist es, fehlende Rohstoffe frühzeitig zu erkennen und Bestellungen mit möglichst wenig Verwaltungsaufwand abzuwickeln.
Wofür dient die Bestellfunktion?
Die Bestellfunktion unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfsermittlung bis zum Wareneingang.
Dabei können:
- Rohstoffe
- Aromen
- Zucker
- Hilfsstoffe
direkt aus dem System bestellt werden.
Da die Bestellungen auf denselben Daten basieren wie Rezepturen, Lager und Produktionsaufträge, müssen Artikelinformationen nicht mehrfach gepflegt werden.
Wie erkenne ich, ob ein Rohstoff bereits bestellt wurde?
Im Berechnungsfenster werden Zutaten mit offenen Bestellungen automatisch gekennzeichnet.
Der Anwender sieht dadurch unmittelbar:
- welche Rohstoffe bereits bestellt wurden
- für welche Zutaten noch Beschaffungsbedarf besteht
Gerade bei größeren Produktionsplanungen verhindert dies Doppelbestellungen und erleichtert die Übersicht über den aktuellen Beschaffungsstatus.
Können Bestellungen direkt aus der Produktionsplanung erstellt werden?
Ja.
Über den Arbeitsplan kann für die angezeigten Aufträge jederzeit eine Zutatenliste erzeugt werden.
Diese Zutatenliste enthält:
- benötigte Rohstoffe
- geplanten Bedarf
- aktuellen Bestand
- Fehlmengen
- verbleibende Restmengen
Fehlende Rohstoffe werden farblich hervorgehoben und können direkt aus dieser Übersicht heraus bestellt werden.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Ablauf:
Arbeitsplan
ohne zusätzliche Berechnungen oder manuelle Listen.
Woher stammen die Lieferanteninformationen?
Durch die Verknüpfung von Rezepturen mit dem Adressbuch kennt das System die zugehörigen Geschäftspartner.
Wird ein Rohstoff bestellt, stehen dadurch sofort zur Verfügung:
- Lieferant
- Hersteller
- Ansprechpartner
- Telefonnummern
- E-Mail-Adressen
- Bemerkungen
Der Anwender muss nicht mehr separat recherchieren, bei welchem Lieferanten der betreffende Artikel bezogen wird.
Werden Artikelnummern des Lieferanten gespeichert?
Ja.
Zu einem Rohstoff können Lieferanteninformationen und Artikelnummern hinterlegt werden.
Bei der Bestellung werden diese Informationen automatisch angezeigt.
Dadurch sind beispielsweise sofort ersichtlich:
- Lieferantenartikelnummer
- Herstellerbezeichnung
- Rohstoffbezeichnung
- Preisinformationen
Dies reduziert Übertragungsfehler und erleichtert die Kommunikation mit dem Lieferanten.
Wie werden offene Bestellungen verwaltet?
Offene Bestellungen bleiben im System sichtbar, bis die bestellte Ware vollständig geliefert wurde.
Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden:
- welche Bestellungen noch offen sind
- welche Rohstoffe unterwegs sind
- welche Mengen bereits geliefert wurden
- welche Mengen noch fehlen
Was passiert bei einer Teillieferung?
Teillieferungen können über Wareneingänge erfasst werden.
Die Bestellung bleibt dabei weiterhin offen, solange die ursprünglich bestellte Menge noch nicht vollständig geliefert wurde.
Der aktuelle Lieferstatus bleibt dadurch jederzeit nachvollziehbar.
Wann gilt eine Bestellung als erledigt?
Sobald die gesamte bestellte Menge über Wareneingänge eingebucht wurde, wird die Bestellung automatisch als erledigt markiert.
Ein manuelles Abschließen der Bestellung ist nicht erforderlich.
Dadurch stimmen Bestellstatus und tatsächlicher Lagerbestand jederzeit überein.
Welche Verbindung besteht zwischen Bestellung und Wareneingang?
Die Bestellung dient als Grundlage für den späteren Wareneingang.
Beim Wareneingang können anschließend:
- Losnummern
- Liefermengen
- Lagerorte
- Tanks
- Bemerkungen
- MHD
erfasst werden.
Die gelieferten Mengen werden direkt dem Lagerbestand hinzugefügt und stehen anschließend sofort für Produktion und Rückverfolgung zur Verfügung.
Welche Vorteile bietet die Bestellfunktion?
Die Bestellfunktion verbindet Einkauf, Lager und Produktionsplanung auf einer gemeinsamen Datenbasis.
Dadurch ergeben sich zahlreiche Vorteile:
- automatische Bedarfsermittlung
- weniger Doppelbestellungen
- direkter Zugriff auf Lieferanteninformationen
- automatische Erledigung nach vollständiger Lieferung
- Bestellungen direkt aus der Materialbedarfsplanung
- vollständige Integration in Lagerverwaltung und Rückverfolgung
Fazit
Die Bestellfunktion von Rezeptbuch Pro ist keine isolierte Einkaufsverwaltung, sondern Bestandteil eines durchgängigen Materialflusses. Produktionsaufträge erzeugen Materialbedarf, die Zutatenliste erkennt fehlende Bestände, Bestellungen können direkt ausgelöst werden und Wareneingänge schließen den Vorgang automatisch wieder ab.
Durch die Verknüpfung mit Rezepturen und dem Adressbuch stehen alle benötigten Informationen – vom Lieferanten über die Artikelnummer bis zur späteren Chargenverfolgung – unmittelbar zur Verfügung. Dadurch wird der Beschaffungsprozess deutlich vereinfacht und gleichzeitig die Datenqualität erhöht.
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Die Arbeitsplanung in Rezeptbuch Pro
Die Arbeitsplanung von Rezeptbuch Pro unterstützt die Organisation aller regelmäßig anfallenden Tätigkeiten im Betrieb. Neben Produktionsaufträgen können auch Wartungen, Reinigungen, Laborarbeiten, Dokumentationspflichten und sonstige Aufgaben geplant, überwacht und dokumentiert werden.
Das Ziel ist eine zentrale Übersicht über alle anstehenden Arbeiten, damit wichtige Termine nicht verloren gehen und betriebliche Abläufe besser koordiniert werden können.
Was ist die Arbeitsplanung?
Die Arbeitsplanung ist ein integriertes Aufgaben- und Planungssystem innerhalb von Rezeptbuch Pro.
Dort können beispielsweise erfasst werden:
- Produktionsaufträge
- Reinigungsaufgaben
- Wartungsarbeiten
- Laboruntersuchungen
- Rückstellproben
- Qualitätskontrollen
- Dokumentationspflichten
- Verwaltungsaufgaben
- Erinnerungen und Termine
Alle Aufgaben werden in einer gemeinsamen Übersicht dargestellt.
Wie werden Fälligkeiten berechnet?
Im Gegensatz zu vielen Kalenderprogrammen arbeitet die Arbeitsplanung nicht mit Kalendertagen, sondern mit Arbeitstagen.
Wochenenden und Feiertage können automatisch berücksichtigt werden.
Dadurch bedeutet eine Vorgabe wie:
in 5 Arbeitstagen
tatsächlich fünf Arbeitstage und nicht fünf Kalendertage.
Gerade bei Produktionsvorbereitungen oder regelmäßigen Kontrollaufgaben führt dies zu deutlich realistischeren Terminangaben.
Welche Informationen enthält ein Auftrag?
Ein Auftrag kann unter anderem enthalten:
- Bezeichnung
- Beschreibung
- Fälligkeitsdatum
- Priorität
- zuständiger Mitarbeiter
- Bemerkungen
- Wiederholungsintervall
- Auftragsnummer
- Tankzuordnung
- Statusinformationen
Aufträge können dadurch von einer einfachen Erinnerung bis hin zu einem vollständigen Produktionsauftrag reichen.
Können Mitarbeiter zugeordnet werden?
Ja.
Jeder Auftrag kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden.
Dadurch ist jederzeit erkennbar:
- wer für eine Aufgabe verantwortlich ist
- welche Aufgaben noch offen sind
- welche Aufgaben bereits erledigt wurden
Insbesondere bei mehreren Mitarbeitern oder Schichten erleichtert dies die Koordination erheblich.
Können Aufträge priorisiert werden?
Ja.
Aufträge können mit unterschiedlichen Prioritäten versehen werden.
Dadurch wird sofort sichtbar:
- welche Aufgaben dringend sind
- welche Aufgaben vorbereitet werden müssen
- welche Aufgaben später bearbeitet werden können
Was bedeuten die Farben im Arbeitsplan?
Die Farben dienen der schnellen Orientierung.
Typischerweise werden verwendet:
Grün
Auftrag liegt ausreichend in der Zukunft.
Orange
Auftrag nähert sich dem Fälligkeitstermin.
Gelb
nähert sich dem Termin, hat aber noch ein paar Tage Zeit
Rot
Auftrag ist fällig oder bereits überfällig. Die Konfiguration für diese Stufen kann in den Einstellungen festgelegt werden.
Die Farben sind in den Einstellungen frei anpassbar.
Was bedeutet „In Arbeit“?
Ein Auftrag kann als:
"In Arbeit"
markiert werden.
Dadurch erkennen andere Mitarbeiter sofort, dass bereits mit der Bearbeitung begonnen wurde und welcher Mitarbeiter den Auftrag bearbeitet.
Das verhindert Doppelarbeit und verbessert die Transparenz innerhalb des Betriebes.
Können wiederkehrende Aufgaben angelegt werden?
Ja.
Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisch erzeugen.
Typische Beispiele:
- Kühlraumkontrollen
- Wasseranalysen
- Reinigungsarbeiten
- Wartungen
- Laborprüfungen
- Dokumentationspflichten
Nach Ablauf eines Intervalls erzeugt das System automatisch den nächsten Auftrag.
Können Produktionsaufträge geplant werden?
Ja.
Produktionsaufträge gehören zu den wichtigsten Anwendungsfällen der Arbeitsplanung.
Dabei können hinterlegt werden:
- Produkt
- Herstellmenge
- Tank
- Bemerkungen
- Priorität
- gewünschter Fertigstellungstermin
Die Aufträge erscheinen anschließend im Arbeitsplan und können direkt zur Herstellung aufgerufen werden.
Was ist der Auftragstyp „Anfrage“?
Neben normalen Arbeits- und Produktionsaufträgen kennt Rezeptbuch Pro auch den Auftragstyp Anfrage.
Anfragen dienen zur Planung von möglichen oder noch nicht bestätigten Arbeiten. Sie werden bewusst nicht in den eigentlichen Arbeitsplan übernommen, sondern in einer separaten Übersicht geführt und dort gesondert dargestellt.
Typische Anwendungsfälle sind:
- Kundenanfragen für mögliche Produktionen
- noch nicht bestätigte Aufträge
- Produktionsideen für einen späteren Zeitpunkt
- Anfragen von Mitarbeitern des Verkaufs oder der Abfüllung
Sobald eine Anfrage verbindlich wird, kann sie mit einem Klick in einen normalen Arbeitsauftrag übernommen werden. Erst dann erscheint sie im regulären Arbeitsplan und wird bei der eigentlichen Produktionsplanung berücksichtigt.
Durch die Trennung von Anfragen und bestätigten Aufträgen bleibt der Arbeitsplan übersichtlich und enthält ausschließlich tatsächlich anstehende Arbeiten, während mögliche zukünftige Aufträge dennoch im System dokumentiert und jederzeit verfügbar bleiben.
Wie funktioniert die Zutatenliste für geplante Produktionen?
Für die im Arbeitsplan sichtbaren Aufträge kann jederzeit eine Zutatenliste erzeugt werden.
Dabei werden sämtliche geplanten Produktionen des gewählten Zeitraums ausgewertet.
Das System berechnet automatisch:
- benötigte Rohstoffe
- benötigte Zwischenprodukte
- Gesamtbedarf
- Lagerbestand
- Fehlmengen
Die Übersicht zeigt sofort, welche Rohstoffe für die geplante Produktion fehlen.
Wie werden fehlende Rohstoffe dargestellt?
Die Materialbedarfsliste verwendet eine Farbcodierung.
Grün
Bestand ausreichend.
Rot
Bestand reicht für die geplanten Produktionen nicht aus.
Dadurch erkennt der Anwender sofort, welche Rohstoffe beschafft werden müssen.
Können Bestellungen direkt aus der Arbeitsplanung erzeugt werden?
Ja.
Fehlende Rohstoffe können direkt aus der Zutatenliste heraus bestellt werden.
Durch die Verknüpfung der Rezepturen mit dem Adressbuch stehen sofort zur Verfügung:
- Lieferant
- Hersteller
- Ansprechpartner
- Artikelnummer
- Kontaktdaten
Dadurch entsteht ein durchgängiger Ablauf:
Arbeitsplanung
Können Auftragsgruppen gebildet werden?
Ja.
Zusammengehörende Aufträge können über eine gemeinsame Auftragsnummer durch Drag and Drop in der Liste oder direkte Eingabe im Auftrag gruppiert werden.
Dadurch bleiben komplexe Produktionsabläufe übersichtlich und als zusammengehöriger Vorgang erkennbar.
Können Aufträge Bemerkungen enthalten?
Ja.
Jeder Auftrag kann beliebige Zusatzinformationen enthalten.
Beispiele:
- Herstellhinweise
- Laboranforderungen
- Kundenwünsche
- Tankinformationen
- Qualitätsvorgaben
Damit wird ein Auftrag nicht nur zu einer Terminnotiz, sondern zu einer vollständigen Arbeitsanweisung.
Wie hilft die Arbeitsplanung bei Audits und Qualitätsmanagement?
Viele qualitätsrelevante Aufgaben können über die Arbeitsplanung organisiert werden:
- Rückstellproben
- Sensorik
- Laboruntersuchungen
- Reinigungsnachweise
- Wartungstermine
- Kontrollmessungen
Dadurch wird sichergestellt, dass regelmäßige Prüfungen nicht vergessen werden.
Kann die Arbeitsplanung auch für allgemeine Aufgaben genutzt werden?
Ja.
Die Arbeitsplanung ist nicht auf die Produktion beschränkt.
Sie kann ebenso verwendet werden für:
- Büroaufgaben
- Erinnerungen
- Telefontermine
- Besprechungen
- Dokumentationen
- allgemeine Notizen
Viele Betriebe nutzen die Arbeitsplanung daher als zentrale Aufgabenübersicht für den gesamten Betrieb.
Fazit
Die Arbeitsplanung von Rezeptbuch Pro verbindet Produktionsplanung, Qualitätsmanagement, Wartung, Einkauf und allgemeine Betriebsorganisation in einer gemeinsamen Übersicht. Durch die Berechnung von Arbeitstagen, die automatische Erzeugung wiederkehrender Aufgaben und die direkte Verbindung zur Materialbedarfsplanung wird sie zu einem wichtigen Werkzeug für den täglichen Betrieb.
Besonders die Möglichkeit, aus geplanten Produktionen unmittelbar den Materialbedarf zu berechnen und fehlende Rohstoffe direkt zu bestellen, verbindet Planung und Produktion zu einem durchgängigen Arbeitsablauf. Dadurch werden Engpässe frühzeitig erkannt und wichtige Aufgaben bleiben jederzeit im Blick.
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Das Herstellbuch in Rezeptbuch Pro
Das Herstellbuch dokumentiert alle durchgeführten Produktionen und dient als zentrale Übersicht über die Herstellhistorie des Betriebs. Die Einträge entstehen automatisch aus den verbuchten Herstellungen – ein zusätzliches Führen von Produktionslisten ist in der Regel nicht erforderlich.
Was ist das Herstellbuch?
Das Herstellbuch enthält sämtliche im Betrieb durchgeführten Herstellungen mit den wichtigsten Produktionsdaten.
Typische Informationen sind:
- Herstellungsdatum
- Produktbezeichnung
- Losnummer
- Herstellmenge
- Liter
- Kilogramm
- Liter Alkohol
- Alkoholstärke
- verwendete Tanks
- Bemerkungen
Wie entstehen Einträge im Herstellbuch?
Ein Eintrag wird automatisch erzeugt, sobald eine Herstellung aus dem Berechnungsfenster verbucht wird.
Der normale Ablauf lautet:
Dadurch werden Produktion, Lagerbewegungen und Dokumentation in einem einzigen Arbeitsschritt erledigt.
Welche Informationen werden gespeichert?
Zu jeder Herstellung werden die wesentlichen Produktionsdaten dauerhaft dokumentiert.
Dazu gehören beispielsweise:
- Produkt und Losnummer
- Herstellungsdatum
- produzierte Menge
- Liter Alkohol
- Tankinformationen
- beteiligte Buchungen
- Benutzer
- Zusatzinformationen und Bemerkungen
Dadurch entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Produktionshistorie.
Können Herstellungen verschiedenen Lagerbereichen zugeordnet werden?
Ja.
Jede Herstellung kann einem frei definierbaren Lagerbereich zugeordnet werden. Typische Beispiele sind:
- Fertigwarenlager
- Bio-Lager
- konventionelles Lager
- versteuertes Lager
- unversteuertes Lager
- Exportlager
- Zwischenproduktlager
Die Lagerbereiche können betriebsspezifisch eingerichtet werden und werden im Herstellbuch farblich gekennzeichnet dargestellt. Dadurch ist bereits in der Übersicht sofort erkennbar, welchem Lagerbereich eine Herstellung zugeordnet wurde.
Welche Vorteile bieten Lagerbereiche?
Die Lagerzuordnung ermöglicht eine klare Trennung verschiedener Produktgruppen und Lagerarten innerhalb desselben Datenbestandes.
Dadurch können beispielsweise:
- Bio- und konventionelle Produkte getrennt geführt werden
- versteuerte und unversteuerte Bestände getrennt dokumentiert werden
- verschiedene Produktionsbereiche unabhängig ausgewertet werden
Die Zuordnung erfolgt bereits bei der Herstellung und bleibt dauerhaft Bestandteil der Produktionshistorie.
Wie werden Lagerbereiche beim Ausdruck berücksichtigt?
Beim Druck oder PDF-Export des Herstellbuchs werden die Einträge automatisch nach Lagerbereichen aufgeteilt.
Dadurch entstehen getrennte Lagerbücher für die jeweiligen Bereiche, beispielsweise:
Ein Betrieb kann dadurch gleichzeitig mehrere unabhängige Lagerbücher führen, ohne die Daten mehrfach erfassen zu müssen.
Können Herstellungen nachträglich geändert werden?
Herstellungen sind Bestandteil der Lager- und Produktionshistorie und können deshalb nicht beliebig verändert werden.
Einzelne Bestandteile einer Herstellung können nicht gelöscht oder storniert werden. Eine Herstellung wird immer als zusammengehörender Vorgang behandelt.
Kann eine Herstellung storniert werden?
Ja, aber nur vollständig.
Eine Herstellung kann nur dann storniert werden, wenn sämtliche zugehörigen Buchungen ebenfalls stornierbar sind und keine späteren Buchungen auf ihnen aufbauen.
Dadurch bleibt die Konsistenz von Lagerbestand, Produktionshistorie und Rückverfolgung jederzeit erhalten.
Warum können einzelne Bestandteile einer Herstellung nicht storniert werden?
Eine Herstellung besteht aus mehreren miteinander verbundenen Buchungen, die gemeinsam einen Produktionsvorgang bilden.
Würde beispielsweise nur der Verbrauch einer einzelnen Zutat entfernt werden, während das Fertigprodukt bestehen bleibt, wären die Bestände und die Dokumentation nicht mehr korrekt.
Deshalb kann immer nur die gesamte Herstellung storniert werden.
Kann das Herstellbuch gedruckt oder als PDF exportiert werden?
Ja.
Das Herstellbuch kann jederzeit ausgedruckt oder als PDF exportiert werden und eignet sich unter anderem für:
- interne Dokumentation
- Qualitätsmanagement
- Audits
- Produktionsnachweise
- behördliche Anforderungen
:
Können unterschiedliche Lagerbücher ausgegeben werden?
Ja.
Beim Druck oder Export des Herstellbuchs können die Daten entweder vollständig oder als "Zoll-Liste" ausgegeben werden.
Dabei werden nur die für die steuerliche Dokumentation erforderlichen Informationen dargestellt.
Im Gegensatz zum vollständigen Herstellbuch können dabei beispielsweise:
- alkoholfreie Zutaten ausgeblendet werden,
- die exakten Bezeichnungen von Aromen oder Rezepturbestandteilen verschleiert werden,
- interne Rezepturdetails unterdrückt werden.
Der Zoll erhält dadurch alle für die Steuer- und Alkoholabrechnung notwendigen Informationen wie:
- Herstellungsdatum,
- Produkt,
- Menge,
- Alkoholstärke,
- Liter Alkohol,
- Lagerbereich,
ohne dass daraus die eigentliche Zusammensetzung oder Herstellweise eines Produktes abgeleitet werden kann.
Diese Form der Ausgabe unterstützt die Wahrung von Betriebs- und Rezepturgeheimnissen und ermöglicht gleichzeitig eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation gegenüber Behörden und Zollstellen.
Dieser Ansatz hat sich insbesondere für Betriebe bewährt, die gegenüber Behörden umfangreiche Nachweise erbringen müssen, ihre Rezepturen und Produktentwicklungen aber dennoch nicht offenlegen möchten. Die für die Abrechnung relevanten Informationen bleiben vollständig erhalten, während sensible Details der Rezeptur geschützt werden.
Können die Daten ausgewertet werden?
Ja.
Die Daten des Herstellbuchs stehen auch für statistische Auswertungen zur Verfügung, beispielsweise:
- Produktionsmengen
- Liter Alkohol
- Produktionen einzelner Zeiträume
- Jahresvergleiche
- Herstellhistorien
Dadurch dient das Herstellbuch nicht nur der Dokumentation, sondern auch der betrieblichen Analyse.
Welche Bedeutung hat das Herstellbuch für Audits?
Das Herstellbuch gehört zu den wichtigsten Nachweisen eines Produktionsbetriebes.
Da alle Einträge direkt aus den tatsächlichen Herstellungsbuchungen entstehen, können Auditoren oder Qualitätsverantwortliche jederzeit nachvollziehen:
- wann produziert wurde,
- welches Produkt hergestellt wurde,
- welche Menge entstanden ist,
- welche Losnummer vergeben wurde.
Fazit
Das Herstellbuch ist die zentrale Produktionsdokumentation von Rezeptbuch Pro. Es entsteht automatisch aus den verbuchten Herstellungen und dokumentiert die wichtigsten Produktionsdaten dauerhaft und nachvollziehbar. Durch die Möglichkeit, Herstellungen verschiedenen Lagerbereichen zuzuordnen, können auch komplexe Lagerstrukturen wie Bio-, Steuer- oder Fertigwarenlager übersichtlich verwaltet und bei Bedarf als separate Lagerbücher ausgegeben werden. Dadurch bleiben Produktionshistorie, Bestände und Dokumentation jederzeit konsistent und transparent.
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Alkoholtafeln 1–6 in Rezeptbuch Pro
Die Berechnung alkoholischer Produkte gehört zu den wichtigsten Aufgaben in einer Brennerei oder Destillerie. Rezeptbuch Pro integriert die Berechnungen der Alkoholtafeln 1 bis 6 direkt in die täglichen Arbeitsabläufe. Dadurch müssen Werte nicht manuell aus Tabellenbüchern nachgeschlagen oder in externe Rechner übertragen werden.
Die Alkoholtafeln stehen überall dort zur Verfügung, wo sie tatsächlich benötigt werden – bei Rezepturen, Inventuren, Herstellungen, Kalkulationen und Lagerbeständen.
Welche Alkoholtafeln werden unterstützt?
Rezeptbuch Pro enthält die Berechnungen der Alkoholtafeln 1 bis 6 und nutzt diese automatisch für die Ermittlung von:
- Alkoholstärken
- Liter Alkohol (LA)
- Temperaturkorrekturen
- Dichten
- Litergewichten
- Volumenkorrekturen
- Umrechnungen zwischen Liter, Kilogramm und Liter Alkohol
Der Anwender muss dabei nicht wissen, welche Tafel im Hintergrund verwendet wird. Die erforderlichen Berechnungen werden automatisch durchgeführt.
Werden die Alkoholtafeln direkt aus den gedruckten Tabellen übernommen?
Nein.
Die in Rezeptbuch Pro verwendeten Alkoholtafeln wurden nicht eingescannt oder lediglich als Nachschlagetabellen hinterlegt. Stattdessen basieren die Berechnungen auf den zugrundeliegenden mathematischen Formeln der Alkoholtafeln.
Dadurch ist das System nicht an die in gedruckten Tabellen üblichen Schrittweiten und Rundungen gebunden. Während klassische Alkoholtafeln beispielsweise nur bestimmte Kombinationen aus Alkoholstärke und Temperatur enthalten, kann Rezeptbuch Pro auch Zwischenwerte direkt berechnen.
So lassen sich beispielsweise Messwerte wie:
ohne vorherige Rundung verarbeiten. Die erforderlichen Temperaturkorrekturen, Liter-Alkohol-Werte und weiteren Berechnungsergebnisse werden dabei mit der gleichen Methodik ermittelt wie die Werte der amtlichen Tabellen, jedoch mit deutlich höherer Genauigkeit und Flexibilität.
Das ist besonders bei Inventuren, Laborwerten und größeren Produktionschargen von Vorteil, da die tatsächlichen Messwerte unmittelbar verwendet werden können und Rundungsfehler durch manuelle Tabellenabfragen vermieden werden.
Wo werden die Alkoholtafeln verwendet?
Die Berechnungen werden an vielen Stellen des Programms genutzt, unter anderem bei:
- Rezepturberechnungen
- Herstellungen
- Aufstärken und Herabsetzen
- Inventuren
- Wareneingängen
- Lagerbeständen
- Produktspezifikationen
- Statistiken
- Kalkulationen
Die Alkoholtafeln sind damit kein separates Modul, sondern Bestandteil des gesamten Systems.
Was ist die Funktion „Werte aus der Alkoholtafel“?
Mit der Funktion „Werte aus der Alkoholtafel“ können Werte unabhängig von einer konkreten Herstellung berechnet werden.
Die Funktion eignet sich beispielsweise für:
- Kontrollrechnungen
- Umrechnungen von Alkoholmengen nach Stärke/Tanktemperatur/abgelesene Litermenge
Dabei können verschiedene Ausgangswerte vorgegeben werden, aus denen das System die fehlenden Größen berechnet.
Ferner werden zu einer eingegeben Alkoholstärke die Werte der Tafeln ausgegeben.
Wie hilft die Funktion bei Inventuren?
Ein typischer Anwendungsfall ist die Inventur eines alkoholhaltigen Produktes.
Der Mitarbeiter liest beispielsweise an einer Alkoholspindel ab:
Zusätzlich wird die vorhandene Menge erfasst.
Die Funktion „Werte aus der Alkoholtafel“ berechnet daraus automatisch:
- die temperaturkorrigierte Alkoholstärke
- die Liter Alkohol
- gegebenenfalls weitere relevante Werte
Dadurch muss niemand manuell in Alkoholtafeln nachschlagen oder Temperaturkorrekturen selbst berechnen.
Werden Temperaturkorrekturen berücksichtigt?
Ja.
Die Temperatur hat erheblichen Einfluss auf die gemessene Alkoholstärke einer Ablesung und auf die Menge des Alkohols.
Deshalb können bei der Berechnung sowohl:
- Alkoholwert
- Temperatur
eingegeben werden.
Das System ermittelt anschließend automatisch die korrigierten Werte gemäß den brechneten Alkoholtafeln.
Wie werden die Alkoholtafeln bei Rezepturen verwendet?
Bei jeder Rezepturberechnung werden die erforderlichen Alkoholberechnungen automatisch durchgeführt.
Dabei werden beispielsweise ermittelt:
- Liter Alkohol
- Alkoholstärke
- Litergewicht
- theoretisches Wasser
- praktisches Wasser
- Kontraktion
Die Ergebnisse stehen unmittelbar im Berechnungsfenster zur Verfügung.
Was passiert bei extraktfreien Produkten?
Für extraktfreie Produkte können die Alkoholberechnungen direkt auf Basis der Alkoholtafeln durchgeführt werden.
Das System prüft dabei automatisch, ob die Voraussetzungen für eine extraktfreie Berechnung tatsächlich erfüllt sind.
Werden beispielsweise nachträglich extrakthaltige Bestandteile hinzugefügt, erhält der Anwender einen entsprechenden Hinweis und kann entscheiden, welche Berechnungsgrundlage verwendet werden soll.
Welche Vorteile bietet die Integration?
Der größte Vorteil besteht darin, dass die Alkoholtafeln nicht als separates Werkzeug verwendet werden müssen.
Stattdessen stehen die Berechnungen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden:
Können einzelne Rohstoffe ebenfalls berechnet werden?
Ja.
Da in Rezeptbuch Pro auch Rohstoffe als Rezepturen geführt werden, können Alkoholberechnungen nicht nur für Fertigprodukte, sondern ebenso für:
- Neutralalkohol
- Rohalkohol
- Destillate
- Zwischenprodukte
- Mischungen
durchgeführt werden.
Viele Anwender nutzen die Funktion daher auch als schnellen Alkoholrechner für den täglichen Betrieb.
Warum sind die Alkoholtafeln im gesamten Programm integriert?
In vielen Betrieben werden Alkoholtafeln täglich benötigt.
Müssten die Werte jedes Mal in externe Tabellen oder Hilfsprogramme übertragen werden, entstünden:
- zusätzlicher Aufwand
- Übertragungsfehler
- unterschiedliche Berechnungsgrundlagen
Rezeptbuch Pro nutzt deshalb dieselben Alkoholberechnungen konsequent an allen relevanten Stellen. Dadurch bleiben Inventuren, Rezepturen, Herstellungen, Kalkulationen und Produktspezifikationen stets konsistent.
Fazit
Die Alkoholtafeln 1 bis 6 sind in Rezeptbuch Pro vollständig integriert und stehen überall dort zur Verfügung, wo alkoholbezogene Berechnungen benötigt werden. Ob Inventur, Rezepturentwicklung, Herstellung oder Aufstärken – die erforderlichen Werte werden automatisch ermittelt und unmittelbar weiterverarbeitet.
Besonders die Funktion „Werte aus der Alkoholtafel“ erleichtert die tägliche Arbeit, da Temperaturkorrekturen, Liter-Alkohol-Berechnungen und Umrechnungen direkt aus den gemessenen Spindelwerten vorgenommen werden können. Dadurch werden manuelle Rechenarbeiten reduziert und gleichzeitig die Genauigkeit der Ergebnisse erhöht.
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Rohwaren-Mischungen in Rezeptbuch Pro
Rohwaren-Mischungen ermöglichen das kontrollierte Zusammenführen vorhandener Rohstoff- oder Produktbestände zu einer neuen gemeinsamen Charge. Typische Anwendungsfälle sind das Zusammenfassen von einzelnen Beständen, Tanks, die mehrfach befüllt werden, das Vereinheitlichen mehrerer Tankinhalte oder die Bildung größerer Produktionslose für die spätere Verarbeitung. Die Funktion verfügt über ein eigenes Modul innerhalb von Rezeptbuch Pro und umfasst das Anlegen, Bearbeiten, Umpumpen und Abschließen von Mischungen.
Was ist eine Rohwaren-Mischung?
Eine Rohwaren-Mischung verbindet mehrere vorhandene Bestände zu einer neuen Charge.
Typische Beispiele:
- Zusammenführen mehrerer Alkoholchargen
- Vereinheitlichen von Tankinhalten
- Zusammenfassen von Restbeständen
- Umpumpen von Teilmengen in andere Behälter
Nach Abschluss entsteht eine neue, eigenständige Mischcharge mit eigener Losnummer.
Warum werden Rohwaren-Mischungen verwendet?
In der Praxis entstehen häufig kleinere Restbestände oder mehrere Chargen desselben Rohstoffs.
Beispielsweise:
Statt diese Mengen dauerhaft getrennt zu verwalten, können sie zu einer gemeinsamen Charge zusammengeführt werden.
Dies erleichtert:
- Lagerverwaltung
- Inventuren
- Produktionsplanung
- spätere Herstellungen
- Bestandsübersicht
Wie wird eine Mischung angelegt?
Für Rohwaren-Mischungen steht ein eigenes Mischungsfenster zur Verfügung.
Eine Mischung wird zunächst angelegt und anschließend mit den beteiligten Beständen befüllt. Im Mischungsmodul können später weitere Bestandteile ergänzt, bearbeitet oder umgepumpt werden. Das Handbuch beschreibt hierfür eigene Arbeitsschritte wie:
- Anlegen einer Mischung
- Bearbeiten einer Mischung
- Tickets hinzufügen
- Umpumpen
- Umpumpen-Schema
- Abschließen einer Mischung
In den Einstellungen können Sortenbezogene Standarttickets vorgegeben werden, sodaß z.B. jede Steinobstsorte einen Sperrvermerk für einen EC-Test hat.
Was sind „Tickets“?
Innerhalb einer Mischung können sogenannte Tickets hinzugefügt werden. Tickets sind die Bezeichnung für einzelne Chargen,
Tickets dienen dazu, einzelne Bestandteile, Vorgänge oder Teilmengen innerhalb einer Mischungsverwaltung zu dokumentieren und nachzuvollziehen. Gerade bei größeren Mischungen mit mehreren Tanks oder Teilmengen sorgen sie für eine übersichtliche Struktur.
Können Tickets auch für Freigaben und Sperren verwendet werden?
Ja.
Tickets dienen nicht nur zur Dokumentation von Bestandteilen einer Mischung, sondern können auch Informationen zum aktuellen Freigabestatus einer Charge enthalten.
Typische Beispiele sind:
- Qualitätssperren
- Freigaben durch das Labor
- sensorische Prüfungen
- EC-Tests
- interne Kontrollmaßnahmen
- Untersuchungssperren
Eine Charge kann dadurch gezielt für die weitere Verwendung gesperrt werden.
Solange eine solche Sperre aktiv ist, verhindert das System die weitere Verwendung der betroffenen Charge in Herstellungen. Auf diese Weise kann beispielsweise sichergestellt werden, dass zunächst eine sensorische Prüfung oder ein Laborergebnis vorliegen muss, bevor das Material weiterverarbeitet werden darf.
Was passiert mit Tickets beim Umpumpen oder Mischen?
Tickets gehören zur Ware und nicht zum Tank.
Wird eine Charge innerhalb einer Mischung umgepumpt oder in einen anderen Behälter übertragen, werden die zugehörigen Tickets automatisch mitgeführt.
Dadurch bleiben wichtige Informationen wie:
- Sperren
- Freigaben
- Prüfanweisungen
- Qualitätsvermerke
unabhängig vom Lagerort erhalten.
Wird beispielsweise ein Tankinhalt mit einer aktiven Qualitätssperre in einen anderen Tank umgepumpt, bleibt die Sperre weiterhin bestehen. Erst nach der entsprechenden Freigabe oder Entsperrung kann die Charge wieder in der Produktion verwendet werden.
Dieses Verfahren unterstützt die Qualitätssicherung und verhindert, dass noch nicht geprüfte oder gesperrte Bestände versehentlich verarbeitet werden. Besonders bei sensorischen Kontrollen, Laboruntersuchungen oder Freigabeprozessen stellt dies sicher, dass die festgelegten Prüfschritte konsequent eingehalten werden.
Was bedeutet „Umpumpen“?
Eine Mischung kann während ihrer Bearbeitung verschiedene Behälter oder Tanks durchlaufen.
Die Funktion „Umpumpen“ dokumentiert solche Umlagerungen innerhalb des Mischvorgangs. Dadurch bleibt nachvollziehbar:
- wo sich die Mischung befindet,
- in welchen Tank umgepumpt wurde,
- zu welchem Zeitpunkt die Umlagerung erfolgte.
- die neue Zusammensetzung der Mischung, wenn in eine schon bestehende Mischung umgepumpt wurde.
Insbesondere bei größeren Tanklagern unterstützt dies die sichere Produktionsplanung.
Erzeugt eine Mischung eine neue Losnummer?
Ja.
Beim Abschluss einer Rohwaren-Mischung erzeugt Rezeptbuch Pro automatisch eine neue interne Losnummer.
Diese Losnummer repräsentiert die neu entstandene Mischcharge und wird wie jede andere Charge im System behandelt.
Geht durch die Mischung die Rückverfolgbarkeit verloren?
Nein.
Die Rückverfolgbarkeit bleibt vollständig erhalten.
Die Mischung dokumentiert dauerhaft:
Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden:
- welche Bestandteile eingeflossen sind,
- welche Mengen verwendet wurden,
- wann die Mischung durchgeführt wurde.
Durch das mitführen aller Waren- und Dokumentartionstickets beim mischen und umpumpen hat die Losnummer, die zur Verarbeitung entsteht immer die direkte Verbindung zur Mischung und allen Bestandteilen und wird auch im Rückverfolgungsreport angezeigt.
Wo erscheint die Mischung später?
Nach dem Abschließen verhält sich die Mischcharge wie ein normaler Bestand.
Sie kann:
- gelagert werden,
- inventiert werden,
- in Herstellungen verwendet werden,
- statistisch ausgewertet werden,
- rückverfolgt werden.
Für nachfolgende Produktionsschritte spielt es keine Rolle, ob die Charge ursprünglich eingekauft oder durch eine Rohwaren-Mischung entstanden ist.
Kann eine Mischung später storniert werden?
Ja, allerdings gelten dieselben Sicherheitsregeln wie bei anderen Produktionsvorgängen.
Eine Mischung kann nur storniert werden, wenn:
- keine späteren Buchungen auf der Mischcharge aufbauen,
- alle beteiligten Buchungen noch stornierbar sind,
- die Konsistenz der Buchungskette erhalten bleibt.
Dadurch bleibt die Rückverfolgbarkeit jederzeit vollständig erhalten.
Welche Vorteile bieten Rohwaren-Mischungen?
Rohwaren-Mischungen ermöglichen:
- Zusammenführung kleiner Restbestände
- Vereinheitlichung unterschiedlicher Chargen, z.B. durch Einlagrungen oder Zukäufe
- bessere Tankauslastung
- übersichtlichere Lagerbestände
- vereinfachte Produktionsplanung
- vollständige Dokumentation aller Mischvorgänge
- die Zusammensetzung der Mischung in Prozentanteilen der einzelnen Tickets ist immer ersichtlich
Gleichzeitig bleibt die Herkunft sämtlicher Bestandteile dauerhaft nachvollziehbar.
Fazit
Rohwaren-Mischungen sind weit mehr als einfache Umbuchungen. Sie bilden einen eigenständigen Produktionsvorgang, bei dem vorhandene Bestände kontrolliert zusammengeführt, dokumentiert und mit einer neuen Losnummer versehen werden. Durch Funktionen wie Tickets, Umpumpen und Mischungsverwaltung eignet sich das Modul besonders für Betriebe mit Tanklager, Zwischenprodukten oder größeren Mengenbewegungen. Gleichzeitig bleibt die vollständige Historie aller verwendeten Chargen erhalten und steht jederzeit für Rückverfolgungen, Inventuren und Auswertungen zur Verfügung.
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Das Rezeptur-Stammdatenblatt
Das Rezeptur-Stammdatenblatt ist die zentrale Verwaltungsmaske von Rezeptbuch Pro. Hier werden alle grundlegenden Informationen zu Rohstoffen, Zwischenprodukten, Fertigwaren, Ausstattungen, Mustern oder Notizen erfasst und gepflegt.
Da in Rezeptbuch Pro nahezu alle Objekte auf demselben Grunddatensatz basieren, dient das Stammdatenblatt als Ausgangspunkt für Berechnung, Kalkulation, Dokumentation, Rückverfolgbarkeit und Produktionsplanung.
Welche Informationen werden im Stammdatenblatt verwaltet?
Je nach Art der Rezeptur können unter anderem folgende Daten hinterlegt werden:
- Bezeichnung
- Rezepturtext
- Alkoholstärke
- Litergewicht
- Extraktgehalt
- Säuregehalt
- Nährwerte
- Deklarationen
- Preise und Kalkulationsdaten
- Lieferanten- und Kundenzuordnungen
- Stichworte
- Dokumente
- Spezifikationswerte
- Ausstattungen
- Laborwerte
Das Stammdatenblatt enthält damit alle grundlegenden Informationen, die später in anderen Bereichen des Programms verwendet werden.
Muss ich alle Werte manuell eintragen?
Nein.
Enthält die Rezeptur einen Rezepturtext mit Zutaten oder Unterrezepturen, werden viele Werte bereits beim Speichern automatisch berechnet, ansonsten bilden sie die Grundlage für darauf aufbauende Rezepturen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Litergewicht
- Extraktgehalt
- Säuregehalt
- Nährwerte
- Brennwert
- Preis
- deklarationspflichtige Inhaltsstoffe
Der Anwender muss diese Werte daher nicht manuell nachpflegen.
Wie werden Rezepturen erfasst?
Rezepturen werden in einem frei editierbaren Rezepturtext erfasst. Neben den eigentlichen Zutaten können dabei beliebige Herstellanweisungen, Arbeitshinweise, Warnungen und sonstige Informationen hinterlegt werden.
Die Eingabe wird dabei durch das Programm unterstützt:
- es können beliebige Texte erfasst werden, z,B. Herstellanweisungen, benötigte Filterschichten und vieles mehr
- es können Zwischensummen und Packungsgrößen eingefügt werden (Wie bei der Berechnungsfunktion beschrieben)
- "!!" zwei Ausrufezeichen am Beginn einer Zeile werden in der Berechnung und im Ausdruck zu Warndreiecken, für Dinge die auf jeden Fall zu beachten sind
- Beginnt eine Zeile mit einer Zahl, werden automatisch passende Einheiten wie Liter, Kilogramm, Gramm, Milliliter, Liter Alkohol (LA) und weitere vorgeschlagen.
- Nach Auswahl einer Einheit erscheint ein Suchfeld für Zutaten und Unterrezepturen.
- Mit jedem eingegebenen Buchstaben wird die Trefferliste automatisch weiter eingegrenzt.
- Bereits während der Auswahl zeigen Farbsymbole an, ob für die betreffende Zutat Bestand vorhanden ist oder der Meldebestand bereits unterschritten wurde, was nützlich ist, wenn man schon beim Entwurf z,.B. nur Aromen berücksichtigen will, die einen Bestand haben.
Für den Anwender entsteht dadurch der Eindruck einer einfach geschriebenen Rezeptur, intern speichert das System jedoch die eindeutigen Datenbankverknüpfungen der verwendeten Zutaten und Unterrezepturen. Dadurch können Bezeichnungen später jederzeit geändert werden, ohne bestehende Rezepturen oder Berechnungen zu beschädigen. Gleichzeitig können beliebige Freitexte und Herstellanweisungen in derselben Rezeptur verwaltet werden.
Warum werden die Werte bereits beim Speichern berechnet?
Die automatische Berechnung sorgt dafür, dass viele Informationen sofort verfügbar sind:
- Produktspezifikationen
- Deklarationen
- Kalkulationen
- Laborvergleiche
- Zutatenlisten
Da die Berechnungen direkt aus der Rezeptur erfolgen, bleiben die Daten konsistent und aktuell.
Was passiert bei Änderungen an einer Rezeptur?
Jede Änderung einer Rezeptur wird protokolliert.
Dabei dokumentiert das System nicht nur, dass sich etwas verändert hat, sondern auch welche Auswirkungen die Änderung auf die Rezeptur hatte.
Beispielsweise können folgende Änderungen nachvollzogen werden:
- geänderte Zutaten
- neue Mengen
- geänderte Alkoholstärken
- veränderte Nährwerte
- veränderte Deklarationen
- geänderte Kalkulationswerte
- Änderungen an Spezifikationen
Dadurch bleibt die Entwicklung einer Rezeptur auch über viele Jahre hinweg nachvollziehbar.
Kann ich erkennen, welche Auswirkungen eine Änderung hatte?
Ja.
Das Änderungsprotokoll dokumentiert nicht nur die Änderung selbst, sondern auch die daraus resultierenden Unterschiede.
Dadurch kann beispielsweise nachvollzogen werden:
Die Auswirkungen einer Anpassung sind somit unmittelbar sichtbar.
Können Änderungen auf abhängige Rezepturen übertragen werden?
Ja.
Wenn eine Rezeptur in anderen Produkten verwendet wird, kann das System die betroffenen Rezepturen ermitteln.
Nach einer Änderung kann auf Wunsch:
- eine Neuberechnung erfolgen,
- die Änderung damit automatisch übernommen werden,
Dadurch lassen sich beispielsweise Auswirkungen einer geänderten Unterrezeptur oder eines geänderten Rohstoffs schnell auf alle betroffenen Produkte übertragen. So kann z.B. eine Preisänderung beim Zucker Dutzende, wenn nicht hunderte Preisänderungen bei Rezepturen auslösen, die direkt oder indirekt diesen Zucker verwenden.
Was passiert, wenn eine Rezeptur umbenannt wird?
Rezepturen werden intern nicht über ihren Namen, sondern über einen eindeutigen Datensatz identifiziert.
Deshalb können Bezeichnungen jederzeit geändert werden, ohne dass Verknüpfungen verloren gehen oder andere Rezepturen beschädigt werden.
Auch bereits bestehende Verwendungen bleiben erhalten.
Können Lieferanten und Kunden zugeordnet werden?
Ja.
Jeder Rezeptur können beliebig viele Adressen aus dem Adressbuch zugeordnet werden.
Dadurch können beispielsweise verknüpft werden:
- Lieferanten
- Hersteller
- Kunden
- Labore
- Dienstleister
Diese Verknüpfungen werden später auch in anderen Bereichen des Systems verwendet, beispielsweise bei Bestellungen oder Dokumentationen.
Welche Rolle spielt das Stammdatenblatt bei Produktspezifikationen?
Die Produktspezifikation speichert in der Regel nicht die eigentlichen Werte.
Stattdessen wird festgelegt:
- welche Informationen ausgegeben werden sollen
- in welcher Einheit sie erscheinen sollen
- welche Werte Bestandteil der Spezifikation sind
Beim Druck oder PDF-Export werden die aktuellen Werte automatisch aus den Stammdaten und Berechnungen erzeugt.
Dadurch sind Produktspezifikationen immer auf dem neuesten Stand und müssen nicht separat gepflegt werden.
Kann das Stammdatenblatt auch für Rohstoffe verwendet werden?
Ja.
In Rezeptbuch Pro werden Rohstoffe ebenfalls als Rezepturen geführt.
Dadurch können auch Rohstoffe:
- berechnet werden,
- kalkuliert werden,
- Bestände besitzen,
- dokumentiert werden,
- Spezifikationen erhalten,
- Lieferanten zugeordnet bekommen.
Dies sorgt für ein einheitliches Datenmodell im gesamten System.
Was bedeutet die Schaltfläche „Musternummer“?
Über die Funktion „Musternummer“ kann einer Rezeptur oder Notiz eine eindeutige Musterkennung zugewiesen werden.
Typischer Aufbau (in den Einstellungen veränderbar):
Die laufende Nummer wird automatisch für den jeweiligen Tag fortgeführt.
Dadurch können versendete Muster auch Jahre später noch eindeutig identifiziert und wiedergefunden werden.
Fazit
Das Stammdatenblatt ist weit mehr als eine Eingabemaske für Produktdaten. Es bildet die zentrale Wissensbasis von Rezeptbuch Pro. Viele fachliche Werte werden bereits beim Speichern automatisch berechnet, Änderungen werden mit ihren Auswirkungen vollständig protokolliert und können auf abhängige Rezepturen übertragen werden. Dadurch entstehen konsistente Daten, aktuelle Dokumente und eine nachvollziehbare Historie sämtlicher Produktänderungen – ohne zusätzlichen Pflegeaufwand.
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Abfüllung und Abgangsbuchung in Rezeptbuch Pro
Die Abgangsbuchung dient zur Dokumentation von Abfüllungen, Verkäufen und sonstigen Warenabgängen. Dabei werden nicht nur Bestände reduziert, sondern gleichzeitig wichtige Informationen für die Rückverfolgbarkeit erfasst.
Durch die direkte Verbindung zu Losnummern, Verpackungsmaterialien und Rückstellproben entsteht eine vollständige Dokumentation der jeweiligen Abfüllcharge.
Wie wird eine Abfüllung gestartet?
Der Mitarbeiter wählt zunächst die gewünschte Rezeptur aus und startet anschließend die Funktion „Abgang“.
Danach wird die voraussichtliche Abfüllmenge eingegeben. Diese kann direkt als Litermenge oder über den Palettenrechner eingegeben werden. Für diesen Rechner können Paletten erstellt werden mit Angaben über Flaschengröße, Anzahl Flaschen pro Karton und Anzahl Kartons pro Palette eingeben werden.
Welche Informationen zeigt das System vor der Abfüllung an?
Nach Eingabe der geplanten Menge ermittelt das System automatisch:
- die voraussichtlich betroffenen Losnummern
- die jeweils verwendeten Mengen
- die zugehörigen Lagerorte
- die verbleibenden Restbestände
Der Abfüller sieht dadurch bereits vor Beginn der Abfüllung, aus welchen Beständen das Produkt entnommen wird.
Welche Losnummer wird auf die Flasche gedruckt?
Das System zeigt die für diese Abfüllung verwendete Produktlosnummer an.
Zusätzlich wird automatisch eine dreistellige codierte Tagesnummer erzeugt. Die Tagesnummer ist kein vollständiges Datum, sondern besteht aus einer Zahlen/Buchstabenkombination die sich alle 20 Jahre wiederholt.
Diese Tagesnummer wird ebenfalls auf die Flasche aufgebracht und dient der Identifizierung der konkreten Abfüllung.
Dadurch können später auch mehrere Abfüllungen desselben Produktloses eindeutig voneinander unterschieden werden.
Was ist die Tageslosnummer?
Die Tageslosnummer ist ein codierter Abfülltag, der speziell für die Kennzeichnung des Abfülltages verwendet wird.
Sie dient dazu,
- einzelne Abfüllungen zu unterscheiden,
- Produktionschargen schneller zu identifizieren,
- Rückverfolgungen zu erleichtern.
Im System wird sowohl die ausgeschriebene als auch die codierte Form angezeigt.
Die auf die Flasche gedruckte Kennzeichnung ermöglicht später die direkte Zuordnung zu einer bestimmten Abfüllbuchung.
Was passiert nach Abschluss der Abfüllung?
Nach Beendigung der Abfüllung trägt der Mitarbeiter die tatsächlich produzierte Menge ein.
Dadurch werden eventuelle Abweichungen zwischen Planung und tatsächlichem Ergebnis korrekt erfasst.
Erst auf Basis dieser Endmenge erfolgt die endgültige Buchung.
Können Verpackungschargen erfasst werden?
Ja.
Während der Abgangsbuchung können zusätzlich die Losnummern der verwendeten Verpackungen erfasst werden.
Typische Beispiele:
- Flaschen
- Kanister
- Verschlüsse
- Deckel
Diese Informationen werden gemeinsam mit der Abfüllung gespeichert.
Warum werden Flaschen- und Verschlusslose erfasst?
Die Erfassung der Verpackungschargen erweitert die Rückverfolgbarkeit über das eigentliche Produkt hinaus.
Dadurch kann später nachvollzogen werden:
Abfüllung
Dies ist insbesondere bei Reklamationen oder Rückrufen von Verpackungsmaterialien hilfreich.
Wie funktionieren Rückstellproben?
Während der Abgangsbuchung kann der Mitarbeiter Rückstellproben erfassen.
Für jede Rezeptur kann individuell festgelegt werden:
- ob Rückstellproben erforderlich sind
- wie viele Proben vorhanden sein müssen
Die Probe wird direkt im System registriert und mit der Abfüllung verknüpft.
Kann eine Abfüllung ohne Rückstellprobe abgeschlossen werden?
Wenn für eine Rezeptur Rückstellproben vorgeschrieben sind:
Nein.
Solange die erforderliche Anzahl von Proben nicht erfasst wurde, bleibt der Abschluss der Abgangsbuchung gesperrt.
Dadurch wird sichergestellt, dass die festgelegten Qualitäts- und Dokumentationsvorgaben tatsächlich eingehalten werden.
Welche Vorteile bietet die Verknüpfung der Rückstellprobe?
Die Rückstellprobe ist direkt mit der Abfüllung verbunden.
Dadurch kann später jederzeit nachvollzogen werden:
- zu welcher Charge die Probe gehört,
- wann sie gezogen wurde,
- welche Abfüllung betroffen war.
Dies vereinfacht Qualitätskontrollen, Reklamationsbearbeitung und Audits erheblich.
Welche Informationen werden in der Abgangsbuchung gespeichert?
Zu einer Abfüllung werden unter anderem dokumentiert:
- Produkt
- Produktlosnummer
- Tageslosnummer
- Abfüllmenge
- Lagerort
- Flaschenlose
- Verschlusslose
- Rückstellproben
- Bemerkungen
- Benutzer
- Zeitpunkt der Buchung
Damit entsteht eine vollständige Dokumentation der Abfüllung.
Gibt es einen speziellen Abfüll-Client?
Ja.
Zusätzlich zum Hauptprogramm steht ein eigener Abgangs-Client für Abfüller zur Verfügung.
Dieser Client enthält nur die Informationen, die für die Abfüllung benötigt werden.
Welche Vorteile bietet der Abgangs-Client?
Der Abgangs-Client zeigt nur eine definierte Auswahl von Rezepturen an.
Welche Produkte sichtbar sind, kann über Stichworte in den Programmeinstellungen festgelegt werden.
Typischerweise werden dort beispielsweise nur:
- Fertigwaren
- Abfüllprodukte
- freigegebene Produkte
angezeigt.
Dadurch bleibt die Oberfläche übersichtlich und auf die Aufgaben der Abfüllung beschränkt.
Welche Informationen stehen im Abgangs-Client zur Verfügung?
Der Abfüller erhält direkten Zugriff auf:
- verfügbare Produkte
- aktuelle Bestände
- Lagerorte
- Losnummern
- Abfüllmengen
- Rückstellproben
- Arbeitsplanung
Der Arbeitsplan kann direkt aus dem Client eingesehen werden, sodass die Abfüllung über den Verlauf der Produktionsplanung im Bilde ist und entsprechen planen kann.
Aus dem Abfüllclient heraus können auch Anfragen (Siehe FAQ Arbeitsplanung) erstellt werden um Einfluß auf die Produktion zu nehmen.
Warum gibt es einen eigenen Client?
In vielen Betrieben benötigen Abfüller nicht den gesamten Funktionsumfang des Hauptprogramms.
Der Abgangs-Client stellt daher lediglich die für die tägliche Arbeit notwendigen Informationen bereit.
Dadurch entsteht eine direkte Verbindung zum Rezeptbuch-System, ohne dass die Mitarbeiter mit den umfangreicheren Verwaltungs- und Entwicklungsfunktionen arbeiten müssen.
Fazit
Die Abgangsbuchung in Rezeptbuch Pro verbindet Bestandsführung, Rückverfolgbarkeit und Qualitätsmanagement in einem einzigen Arbeitsablauf. Bereits vor der Abfüllung werden die betroffenen Losnummern und Lagerorte angezeigt. Nach Abschluss der Produktion können tatsächliche Mengen, Verpackungschargen und Rückstellproben erfasst werden. Durch die automatische Vergabe von Produkt- und Tageslosnummern bleibt jede einzelne Abfüllung eindeutig identifizierbar. Mit dem zusätzlichen Abgangs-Client steht der Abfüllung zudem ein speziell auf ihre Aufgaben zugeschnittenes Werkzeug zur Verfügung, das alle wichtigen Informationen übersichtlich bereitstellt.
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Schwund bei Herstellungen und Versandbuchungen
Bei der Herstellung von Spirituosen, Likören und anderen alkoholhaltigen Produkten entsteht zwangsläufig Schwund. Dieser kann beispielsweise durch Filtration, Umfüllen, Pumpvorgänge, Tankrückstände, Verluste in Leitungen oder durch die Verarbeitung bestimmter Rohstoffe entstehen.
Da Alkohol der Branntweinsteuer unterliegt, ist die korrekte Erfassung und Dokumentation von Schwund sowohl betriebswirtschaftlich als auch steuerlich von großer Bedeutung.
Was ist Schwund?
Als Schwund bezeichnet man den Teil einer Herstellung, der zwar rechnerisch vorhanden wäre, in der Praxis jedoch nicht mehr als verkaufsfähige Ware zur Verfügung steht.
Typische Ursachen sind:
- Filterverluste
- Pumpverluste
- Tankrückstände
- Anhaftungen an Behältern
- Probenentnahmen
- Verarbeitungsschritte mit erhöhten Verlusten
Dieser Schwund wird dokumentiert und kann innerhalb bestimmter Grenzen steuerlich berücksichtigt werden.
Warum ist Schwund steuerlich wichtig?
Für alkoholhaltige Produkte fällt Branntweinsteuer auf die enthaltenen Liter Alkohol (LA) an.
Da ein Teil des Alkohols während der Verarbeitung verloren geht, erkennt der Zoll für viele Herstellvorgänge einen Schwund an.
Typische Werte liegen beispielsweise bei:
- etwa 1 % bei normalen Herstellungen
- bis zu 5 % bei bestimmten Produkten wie Eierlikör oder Mazeraten
- teilweise nur 0,6–0,9 % bei Tankzug- oder Großchargen
Der tatsächlich zulässige Schwund richtet sich nach Produkt und Herstellverfahren.
Wo wird der Schwundsatz hinterlegt?
Jede Rezeptur kann einen eigenen Schwundsatz besitzen.
Beispiele:
Der hinterlegte Schwundsatz wird automatisch verwendet, sobald eine Herstellung oder Versandbuchung verbucht wird.
Was passiert beim Verbuchen einer Herstellung?
Wird eine Berechnung abgeschlossen und auf „Verbuchen“ geklickt, bietet das System zwei Buchungsarten an:
- Herstellbuchung
- Versandbuchung
Beide verwenden denselben Schwundsatz, behandeln ihn jedoch unterschiedlich.
Was ist eine Herstellbuchung?
Die Herstellbuchung bildet den klassischen Produktionsvorgang ab.
Beispiel:
Berechnete Menge: 1.000 Liter
Die berechnete Herstellmenge wird um den hinterlegten Schwund reduziert.
Im Herstellbuch werden getrennt ausgewiesen:
- Herstellmenge
- Schwund
- Endmenge
Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Menge hergestellt wurde und welcher Teil als Schwund angefallen ist.
Was ist eine Versandbuchung?
Die Versandbuchung ist für Produkte gedacht, die direkt für einen Kundenauftrag hergestellt werden.
Der Kunde bestellt beispielsweise:
100 Liter
und soll auch genau diese Menge erhalten.
Bei einer normalen Herstellbuchung würden nach Abzug des Schwunds jedoch weniger als 100 Liter im Lager erscheinen.
Deshalb arbeitet die Versandbuchung umgekehrt:
Nach Abzug des Schwunds bleibt genau die gewünschte Liefermenge übrig.
Dadurch stimmen:
- Lieferschein
- Lagerbuch
- Produktionsmenge
überein.
Warum ist die Versandbuchung wichtig?
Gerade bei kundenspezifischen Produktionen wird oft exakt die bestellte Menge hergestellt.
Würde hier eine normale Herstellbuchung verwendet, entstünden Unterschiede zwischen:
gelieferter Menge
und
Menge laut Lagerbuch
Solche Abweichungen fallen bei Zollprüfungen schnell auf und müssen erklärt werden.
Die Versandbuchung verhindert diese Situation.
Wird der Schwund bei der Bestandsführung berücksichtigt?
Nein.
Für die eigentliche Lagerverwaltung arbeitet das Programm grundsätzlich mit der berechneten Herstellmenge.
Der Schwund wird zwar dokumentiert und ausgewiesen, fließt aber nicht direkt in die Bestandsführung ein.
Dies vereinfacht die Lagerrechnung und sorgt für konsistente Bestände.
Warum entsteht bei Versandbuchungen ein Restbestand?
Da die Bestandsführung mit der berechneten Menge arbeitet, verbleibt nach dem Ausliefern der Ware häufig ein kleiner Restbestand.
Dieser Rest entspricht genau dem ausgewiesenen Schwund.
Im Herstellbuch wird dies durch ein „R“ gekennzeichnet.
Das Symbol bedeutet:
Wie wird der Restbestand ausgebucht?
Die Ausbuchung erfolgt über die normale Abgangsbuchung.
Hier kann nicht nur eine gewünschte Entnahmemenge angegeben werden, sondern auch eine gewünschte Restmenge.
Soll der gesamte Schwund entfernt werden, genügt es häufig:
Endmenge = 0
einzutragen.
Das Programm berechnet anschließend automatisch die erforderliche Ausbuchungsmenge.
Was passiert, wenn noch Altbestände vorhanden sind?
In vielen Fällen soll nur der Schwund einer neuen Herstellung entfernt werden, während ältere Bestände erhalten bleiben.
Hierfür kann die Entnahmereihenfolge umgestellt werden.
Beispielsweise auf:
Neueste Losnummer zuerst (LIFO)
Anschließend kann über die entsprechende Schaltfläche die komplette Menge eines ausgewählten Loses automatisch übernommen werden.
Dadurch wird gezielt nur der gewünschte Restbestand ausgebucht, während ältere Bestände unverändert erhalten bleiben.
Wie wird Schwund im Herstellbuch dargestellt?
Im Herstellbuch werden Schwundinformationen getrennt ausgewiesen.
Typischer Aufbau:
Herstellmenge
Dadurch sind sowohl die tatsächlich hergestellte Menge als auch die steuerlich relevante Endmenge jederzeit nachvollziehbar.
Besteht noch Restbestand einer Herstellung, wird dies zusätzlich durch ein entsprechendes Symbol gekennzeichnet.
Warum dokumentiert das System den Schwund so ausführlich?
Der Schwund ist nicht nur ein technischer Produktionsverlust, sondern auch ein steuerlich relevanter Vorgang.
Eine lückenlose Dokumentation ermöglicht:
- nachvollziehbare Lagerbücher
- korrekte Steuerabrechnungen
- transparente Zollprüfungen
- nachvollziehbare Produktionshistorien
Gerade bei größeren Produktionsmengen können bereits kleine Schwunddifferenzen erhebliche Auswirkungen haben.
Fazit
Die Schwundverwaltung in Rezeptbuch Pro berücksichtigt sowohl die praktischen Anforderungen der Produktion als auch die Anforderungen von Zoll und Steuerbehörden. Durch individuell hinterlegbare Schwundsätze, die Unterscheidung zwischen Herstell- und Versandbuchungen sowie die getrennte Ausweisung von Herstellmenge, Schwund und Endmenge bleibt jeder Vorgang vollständig nachvollziehbar. Gleichzeitig können Restbestände kontrolliert ausgebucht werden, ohne bestehende Lagerstrukturen oder Altbestände zu beeinflussen.
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Die Inventur in Rezeptbuch Pro
Die Inventur gehört zu den wichtigsten Aufgaben in einem Spirituosenbetrieb. Neben den tatsächlichen Beständen interessieren sich insbesondere Zollbehörden für Alkoholmengen, Steuerlager, Steuerartikel und die genaue Zuordnung der Ware zu Lagerorten.
Rezeptbuch Pro unterstützt die vollständige Inventuraufnahme, die automatische Berechnung aller relevanten Werte sowie die Erstellung der erforderlichen Auswertungen für Betrieb, Qualitätsmanagement und Zoll.
Warum ist die Inventur in einem Spirituosenbetrieb besonders aufwendig?
Im Gegensatz zu vielen anderen Branchen genügt es nicht, einfach die vorhandenen Liter zu zählen.
Für die Inventur sind häufig zusätzlich erforderlich:
- Alkoholstärke
- Temperatur
- Liter Alkohol (LA)
- Gewicht
- Litergewicht
- Steuerstatus
- Steuerartikel
- Lagerraum
- Steuerlagerzuordnung
Insbesondere bei Likören, Spirituosen und anderen alkoholhaltigen Produkten müssen oft Temperaturkorrekturen oder Gewichtsberechnungen berücksichtigt werden.
Wie wurde die Inventur früher durchgeführt?
Vor Einführung computergestützter Verfahren mussten Inventuren häufig vollständig von Hand berechnet werden.
Dazu gehörten:
- Nachschlagen in Alkoholtafeln
- Berechnung von Liter Alkohol
- Temperaturkorrekturen
- Umrechnung von Gewichten in Liter
- Berücksichtigung des Litergewichts extrakthaltiger Produkte
- händische Summenbildung
- Erstellung der Zolllisten
Je nach Betriebsgröße konnten mehrere Mitarbeiter tagelang oder sogar wochenlang mit der Inventurauswertung beschäftigt sein.
Heute übernimmt Rezeptbuch Pro diese Berechnungen automatisch.
Was wird in einer Inventur erfasst?
Eine Inventur besteht aus einer Liste aller aufgenommenen Behälter und Tanks.
Für jeden Behälter können unter anderem erfasst werden:
- Raum
- Tank- oder Behälternummer
- Rezeptur
- Inhalt
- Alkoholstärke
- Liter
- Temperatur
- Brutto- und Taragewicht
Jeder Behälter wird einzeln aufgenommen und dokumentiert.
Warum werden Räume erfasst?
Der Zoll verlangt traditionell nicht nur eine Bestandsaufnahme der Produkte, sondern auch deren Aufteilung auf einzelne Lagerbereiche.
Dazu gehören beispielsweise:
- Tanklager
- Fertigwarenlager
- Brennerei
- Versandlager
- Zollkeller
- Aromenlager
Dadurch bleibt nachvollziehbar, wo sich die Bestände zum Zeitpunkt der Inventur befanden.
Was passiert nach Auswahl einer Rezeptur?
Die Rezeptur dient als Wissensbasis für die Inventur.
Bereits bei der Auswahl werden zahlreiche Informationen automatisch übernommen:
- gewünschte Alkoholstärke
- extraktfrei oder extrakthaltig
- Litergewicht
- Sorte
- Lagerbereich
- Steuerlager
- Steuerstatus
- Steuerartikelnummer
Der Mitarbeiter muss diese Daten nicht erneut erfassen.
Wie werden Tankbestände erfasst?
Für Tankbestände werden normalerweise eingegeben:
- Liter
- Tanktemperatur
Aus diesen Angaben berechnet das System automatisch die inventurrelevanten Werte unter Verwendung der hinterlegten Alkoholtafeln.
Die Berechnung erfolgt transparent im Hintergrund.
Wie werden Behälter mit Gewichtsangaben erfasst?
Bei Fässern, IBCs oder anderen Behältern können alternativ erfasst werden:
- Bruttogewicht
- Taragewicht
Das Programm berechnet daraus automatisch:
- Nettogewicht
- Volumen
- Liter Alkohol
- weitere Inventurwerte
Dabei werden die Eigenschaften der jeweiligen Rezeptur berücksichtigt.
Welche Rolle spielt das Litergewicht?
Bei extrakthaltigen Produkten wie Likören kann die Umrechnung zwischen Gewicht und Volumen nur erfolgen, wenn das Litergewicht bekannt ist.
Dieses Litergewicht wird in den Rezepturdaten hinterlegt und steht der Inventur automatisch zur Verfügung.
Dadurch sind auch Inventuren auf Gewichtsbasis ohne zusätzliche Handrechnungen möglich.
Was bedeuten die Farben in der Inventurliste?
Die Inventurliste kennzeichnet die Erfassungsart farblich.
Blau
Der Bestand wurde über:
Liter + Tanktemperatur
erfasst.
Gelb
Der Bestand wurde über:
Bruttogewicht + Taragewicht
ermittelt.
Dadurch ist jederzeit sichtbar, wie die jeweiligen Werte entstanden sind.
Welche Auswertungen können erstellt werden?
Nach Abschluss der Inventur können verschiedene Auswertungen erzeugt werden.
Beispiele:
- vollständige Inventurliste
- Inventur pro Raum
- Inventur pro Rezeptur
- Inventur pro Sorte
- Inventur pro Lagerbereich
- Inventur pro Steuerlager
Die Auswertungen können gedruckt oder als PDF exportiert werden.
Was ist die Zoll-Auswertung?
Für die Zollabrechnung werden Bestände üblicherweise nach Steuerartikeln zusammengefasst.
Ein Steuerartikel fasst mehrere Produkte einer steuerlichen Kategorie zusammen.
Beispielsweise können zahlreiche Aromen unter derselben Steuerartikelnummer geführt werden.
Die Auswertung gruppiert automatisch:
Für jeden Steuerartikel wird eine Gesamtsumme gebildet, die direkt für die Zollabrechnung verwendet werden kann.
Können Inventurdaten gefiltert werden?
Ja.
Die Inventurliste unterstützt dieselben leistungsfähigen Auswahl- und Filterfunktionen wie andere Bereiche des Programms.
Beispielsweise können angezeigt werden:
- nur bestimmte Räume
- nur Steuerlager
- nur unversteuerte Ware
- nur bestimmte Rezepturen
- nur bestimmte Sorten
- nur bestimmte Lagerbereiche
Dadurch lassen sich auch große Inventuren gezielt analysieren.
Kann die Inventur beim Abgleich mit dem Lagerbestand helfen?
Ja.
Die Inventur dient nicht nur der Dokumentation, sondern auch der Bestandskontrolle.
Der Anwender kann beispielsweise:
- alle Behälter eines Produkts anzeigen,
- alle Bestände einer Sorte auswerten,
- Lagerabweichungen erkennen,
- Korrekturbuchungen durchführen,
- Mischungsbuchungen anlegen.
Dadurch wird die Inventur zu einem wichtigen Werkzeug zur Bestandsbereinigung.
Alle weiteren Berechnungen übernimmt das Programm automatisch.
Welche Vorteile bietet die Inventurfunktion?
Die Inventurfunktion reduziert den manuellen Aufwand erheblich:
- automatische Alkoholberechnung
- automatische Temperaturkorrektur
- automatische Gewichtsberechnung
- automatische Steuerzuordnung
- automatische Zolllisten
- automatische Summenbildung
Dadurch werden Fehler reduziert und Inventuren deutlich schneller durchgeführt.
Wie werden die Inventurteams bei der Bestandsaufnahme unterstützt?
Vor Beginn der eigentlichen Inventur können für jeden Raum, jedes Lager oder jeden Tankbereich Tankbelegungslisten ausgegeben werden.
Diese Listen zeigen den aktuellen Sollbestand des Systems:
- Tank- oder Behälternummer
- Inhalt
- Rezeptur
- Losnummern
- erwartete Menge
- Lagerzuordnung
Die Mitarbeiter im Lager erhalten dadurch eine vollständige Übersicht darüber, was sich laut Lagerbuch in den jeweiligen Tanks und Behältern befinden sollte.
Anhand dieser Listen erfolgt anschließend die körperliche Bestandsaufnahme vor Ort. Dabei werden die tatsächlichen Mengen ermittelt und später in die Inventur übernommen.
Welchen Vorteil bieten Tankbelegungslisten?
Die Tankbelegung dient als Soll-Ist-Vergleich zwischen Lagerbuch und tatsächlichem Bestand.
Dadurch fallen bereits während der Inventur größere Abweichungen unmittelbar auf:
Sollbestand Tank 167: 8.195 Liter
oder
Sollbestand Tank 182: 20.705 Liter
Bereits während der Aufnahme kann so überprüft werden, ob:
- Messfehler vorliegen,
- Behälter verwechselt wurden,
- Umlagerungen fehlen,
- Buchungen vergessen wurden,
- oder tatsächlich Bestandsabweichungen bestehen.
Warum ist das für die Inventur wichtig?
Bei großen Tanklagern mit Hunderten Behältern und mehreren Millionen Litern Bestand wäre eine Inventur ohne Sollbestände kaum effizient durchführbar.
Die Tankbelegungsliste dient deshalb als Arbeitsgrundlage für die Mitarbeiter im Lager und ermöglicht eine systematische Kontrolle jedes einzelnen Behälters.
Erst nach dieser körperlichen Bestandsaufnahme werden die tatsächlich gemessenen Mengen in die Inventur übernommen und anschließend mit den Lagerbeständen abgeglichen.
Dadurch wird die Inventur nicht nur schneller durchgeführt, sondern Abweichungen können bereits während der Aufnahme erkannt und untersucht werden, bevor die endgültige Zoll- und Lagerauswertung erstellt wird.
Fazit
Die Inventur in Rezeptbuch Pro verbindet Bestandsaufnahme, Alkoholberechnung und Zollauswertung in einem einzigen Arbeitsablauf. Durch die Nutzung der bereits in den Rezepturen hinterlegten Informationen werden viele Berechnungen vollständig automatisiert. Statt Alkoholtafeln, Taschenrechner und manueller Summenbildung benötigt der Anwender heute lediglich die gemessenen Tank- oder Gewichtsangaben. Die fertigen Auswertungen für Betrieb und Zoll stehen anschließend auf Knopfdruck zur Verfügung – selbst bei Inventuren mit mehreren Millionen Litern Bestand und hunderten Behältern.
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Bestandführung und automatische Anfragen
In welcher Einheit werden Bestände geführt?
Für jede Rezeptur kann festgelegt werden, in welcher Einheit der Bestand geführt werden soll.
Mögliche Bestandseinheiten sind beispielsweise:
- Liter
- Kilogramm
- Liter Alkohol (LA)
Alle Buchungen erfolgen anschließend konsequent in der für die Rezeptur festgelegten Einheit. Das betrifft unter anderem:
- Wareneingänge
- Herstellungen
- Abgänge
- Mischungen
- Inventuren
- Bestandswarnungen
Auch Meldebestände und automatische Anfragen beziehen sich immer auf diese Bestandsführungseinheit.
Die Einheit der Bestandsführung bestimmt aber in keiner Weise die Verwendung in Rezepturen.In einer Rezeptur können Sie die Einheit verwenden , die ihnen angemessen erscheint. Die eigentliche Bestandsführung arbeitet im Hintergrund.
Warum sollten alkoholhaltige Produkte in LA geführt werden?
Für alkoholhaltige Produkte wird dringend empfohlen, die Bestandsführung in Liter Alkohol (LA) vorzunehmen.
Der Grund ist einfach:
Während sich Volumina durch Temperaturänderungen oder Alkohol-Wasser-Mischungen verändern können, bleibt die Menge an reinem Alkohol unverändert.
Dadurch ist LA die stabilste und steuerlich wichtigste Größe für:
- Bestände
- Inventuren
Insbesondere bei hochprozentigen Rohalkoholen, Neutralalkoholen und unversteuerten Waren vereinfacht die Bestandsführung in LA die Lagerverwaltung erheblich und vermeidet Abweichungen durch Temperaturschwankungen.
Welche Einheit sollte für andere Produkte verwendet werden?
Für alkoholfreie Produkte oder solche bei der sich der Alkoholgehalt niemals ändert (z.B. zugekaufte Aromen) kann die Bestandseinheit frei gewählt werden.
Typische Beispiele:
Die Wahl der Bestandseinheit richtet sich dabei nach den betrieblichen Anforderungen und der gewünschten Lagerführung. Rezeptbuch Pro rechnet die benötigten Werte automatisch um und verbucht Bestände stets in der für die jeweilige Rezeptur festgelegten Einheit, zeigt aber bei jedem Vorgang immer liter, kg und LA an.
Bestandsüberwachung
Die Bestandsüberwachung beginnt in Rezeptbuch Pro bereits während der täglichen Arbeit. Im Berechnungsfenster werden Zutaten farblich gekennzeichnet dargestellt:
- Grün: Bestand ausreichend vorhanden
- Gelb: Bestand vorhanden, fällt jedoch unter den Meldebestand
- Rot: Bestand reicht für die geplante Herstellung nicht aus
Dadurch erkennt der Anwender bereits während der Rezepturberechnung mögliche Engpässe.
Was sind Bestandswarnungen?
Zusätzlich führt das Hauptfenster eine eigene Liste „Bestandswarnungen“.
Dort werden automatisch alle Rezepturen angezeigt, deren aktueller Bestand unter den festgelegten Meldebestand gefallen ist.
Die Liste ermöglicht einen schnellen Überblick über kritische Lagerbestände und wird häufig als Grundlage für Einkauf, Produktionsplanung und Bestellungen verwendet.
Was ist der Meldebestand?
Für jede Rezeptur kann ein individueller Meldebestand hinterlegt werden.
Sobald der tatsächliche Bestand diesen Wert unterschreitet, erscheint die Rezeptur automatisch in der Bestandswarnungsliste.
Dadurch können Rohstoffe, Aromen oder sonstige Stoffe rechtzeitig nachbestellt oder nachproduziert werden, bevor tatsächliche Lieferengpässe entstehen.
Was bedeutet „Automatische Anfrage“?
Im Rezepturstammdatenblatt kann zusätzlich die Option „Automatische Anfrage“ aktiviert werden.
Ist diese Funktion eingeschaltet, erzeugt das System automatisch eine Anfrage, sobald ein Mitarbeiter durch eine Buchung den Bestand unter den definierten Meldebestand reduziert.
Die Anfrage erscheint anschließend in der Arbeitsplanung und kann wie jede andere Anfrage weiter bearbeitet oder in einen echten Produktionsauftrag übernommen werden.
Wofür wird die automatische Anfrage verwendet?
Die Funktion wird vor allem für regelmäßig benötigte Standardprodukte eingesetzt.
Beispielsweise kann festgelegt werden:
Sobald der Bestand durch Abfüllung unter die 2.000 Liter fällt, legt das System automatisch eine Anfrage zur Nachproduktion an.
Dadurch wird verhindert, dass häufig benötigte Produkte unbemerkt knapp werden.
Welche Vorteile bietet die Funktion?
Die automatische Anfrage verbindet Lagerüberwachung und Produktionsplanung miteinander:
Standardprodukte können dadurch weitgehend selbstständig überwacht werden, während gleichzeitig die volle Kontrolle über die eigentliche Produktionsfreigabe erhalten bleibt.
Fazit
Die Bestandswarnungen sorgen dafür, dass kritische Lagerbestände sofort sichtbar werden. Mit der Funktion „Automatische Anfrage“kann Rezeptbuch Pro sogar selbstständig auf sinkende Bestände reagieren und Nachproduktionsvorschläge erzeugen. Besonders bei Standardprodukten hilft dies, Lieferfähigkeit und Lagerbestand dauerhaft im Gleichgewicht zu halten.
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