Einleitung

Rezeptbuch Pro ist eine Software für Destillateure und Spirituosenhersteller, die sich seit 1997 aus einer einfachen digitalen Rezeptsammlung zu einem umfassenden Produktions-, Qualitäts- und Rückverfolgungssystem entwickelt hat. Das Programm unterstützt den gesamten Weg eines Produktes – vom Rohstoff über Herstellung, Lagerung und Qualitätskontrolle bis hin zur Dokumentation, Rückverfolgung und Deklaration. Dabei steht nicht die Software im Mittelpunkt, sondern die tägliche Arbeit in Brennerei, Destillerie und Spirituosenbetrieb.

Anders als viele allgemeine ERP-Systeme wurde Rezeptbuch Pro direkt aus der Praxis heraus entwickelt. Viele Funktionen entstanden, weil sie im realen Produktionsalltag benötigt wurden: für das Lager, die Chargenverwaltung, die Rezepturberechnung, die Qualitätskontrolle oder für Audits nach IFS und anderen Qualitätsstandards. 

Das Programm ist eine klassische Client-Server Anwendung; eine Datenbank (Mariadb Open Source) läuft auf einem Server und versorgt beliebig viele Clients im Netzwerk.Die Clients sind Java-Anwendungem und laufen daher auf allen gängigen Betriebssystemen (Windows / Linux / Mac).

Selbstverständlich können beide Komponenten auch auf einem Rechner installiert werden, sodaß auch Kleinbrenner und kleine Firmen Rezeptbuch Pro verwenden können. Es müssen selbstverständlich nicht alle Funktionen genutzt werden, Kleinbrenner können auch nur das verwenden, was unbedingt notwendig ist.

Rezeptbuch Pro ist Open Source und kostenlos

Informationen und Funktionen

Rezepturverwaltung

Das Herzstück des Programms ist die Rezepturverwaltung. Rezepturen können beliebig verschachtelt aufgebaut werden, sodass Zwischenprodukte, Grundmischungen, Aromen oder Sirupe als eigenständige Rezepturen verwendet und beliebig oft wiederverwendet werden können. Änderungen werden automatisch auf abhängige Produkte übertragen und können bei Bedarf für alle betroffenen Rezepturen neu berechnet werden.

Alkoholtafeln nahtlos integriert

Alle Berechnungen der Alkoholtafeln 1 bis 6 sind direkt in den Arbeitsablauf integriert. Der Destillateur muss nicht mehr zwischen Produktionssoftware, Taschenrechner und gedruckten Alkoholtafeln wechseln. Alkoholstärken, Dichten, Temperaturkorrekturen und Liter-Alkohol-Werte werden dort berechnet, wo sie benötigt werden – unmittelbar während der Produktion und Dokumentation.

Kalkulation und Kostenanalyse

Rezeptbuch Pro verfügt über eine integrierte Kalkulation, die sowohl die Herstellungskosten einer Rezeptur als auch die Kosten ihrer Verpackung und Ausstattung automatisch ermittelt. Jeder Zutat, jedem Rohstoff und jeder Rezeptur kann ein Preis zugeordnet werden. Standardmäßig wird mit Euro gearbeitet, zusätzlich können beliebige weitere Währungen angelegt werden.

Die Preisangabe erfolgt in einer praxisnahen Form, bei der direkt hinterlegt wird, welche Menge eines Rohstoffes oder Produktes einen bestimmten Preis besitzt. Dadurch können Preise häufig ohne zusätzliche Umrechnung direkt aus Lieferscheinen, Rechnungen oder Lieferantenpreislisten übernommen werden.

Im Berechnungsfenster werden die Kosten automatisch aus den aktuellen Rezepturdaten ermittelt. Dabei berücksichtigt das System sämtliche Bestandteile einer Rezeptur einschließlich aller Unterrezepturen und Zwischenprodukte. 

Trennung von Rezeptur und Ausstattung

Die Kalkulation gliedert sich in zwei Bereiche: die eigentliche Rezepturkalkulation und die Kalkulation der Ausstattung. Während die Rezepturkalkulation die Kosten der Inhaltsstoffe ermittelt, werden in der Ausstattung sämtliche Verpackungs- und Abfüllkosten verwaltet.

Zur Ausstattung gehören beispielsweise Flaschen, Verschlüsse, Etiketten, Kartons, Kapseln, Trays, Verpackungsmaterial oder Abfüllpauschalen. Ausstattungen werden als eigene spezielle Rezepturen verwaltet und können dadurch beliebig oft wiederverwendet und zentral gepflegt werden.

Im Berechnungsfenster wird dabei zusätzlich zur Kalkulation der Rezeptur eine Auswahl einer Ausstattung angeboten. Das heißt, dass jede Rezeptur mit jeder Ausstattung kombiniert werden kann, und Ausstattungen nur einmal erfasst werden und dann für jede mögliche Rezeptur verwendet werden können.

Flexible Verpackungskalkulation

Innerhalb einer Ausstattung kann für jeden Bestandteil festgelegt werden, ob dieser einmal pro Gebinde benötigt wird oder ob eine Komponente mehrere Gebinde gemeinsam versorgt. Dadurch lassen sich sowohl einzelne Verpackungskomponenten als auch Sammelverpackungen, Umkartons oder Trays realitätsnah abbilden.

Das System errechnet daraus automatisch die anteiligen Kosten jeder Komponente pro Gebinde und berücksichtigt dabei sowohl Einzelverpackungen als auch Verpackungsmaterial für mehrere Flaschen oder Gebinde.

Automatische Ermittlung der Herstellkosten

Aus Rezeptur und Ausstattung berechnet das Programm automatisch die vollständigen Kosten eines Produktes. Dabei können neben den Rohstoff- und Verpackungskosten auch weitere Faktoren wie Verschnittwasser, Branntweinsteuer, Frachtkosten und gewünschte Margen berücksichtigt werden.

Der Anwender erhält jederzeit einen aktuellen Überblick über die Kosten pro Liter, pro Kilogramm, pro Liter Alkohol oder pro verkaufsfertigem Gebinde oder Gesamtkosten für die gesamte Charge (die berechnete Herstellmenge). Preisänderungen an Rohstoffen oder Verpackungsmaterialien werden nach einer Neuberechnung automatisch berücksichtigt.

Da die Kalkulation auf denselben Daten basiert wie Rezepturverwaltung, Lagerhaltung, Rückverfolgbarkeit und Produktionsplanung, müssen Informationen nur einmal gepflegt werden. Dadurch bleiben alle Berechnungen konsistent, nachvollziehbar und jederzeit aktuell.

Eine Besonderheit des Programms ist die Eigenschaft, dass Preise lediglich für grundlegende Zutaten festgelegt werden, z. B. eingekaufte Aromen oder eigene/fremde Rohwaren, die als Rezepturen keine eigenen Zutaten haben, und Preise für darauf aufbauende Rezepturen automatisch berechnet werden. Ein Seiteneffekt ist daher, dass Sie zwar Preise für Rezepturen mit eigenen Zutaten eingeben können, diese aber beim Speichern sofort mit berechneten Werten überschrieben werden. Das führt zu mehr Konsistenz, da Sie für Rezepturen (mit Zutaten) keine "Fantasiepreise" angeben und dann vergessen können. Es werden immer die "tatsächlichen" Preise errechnet und dargestellt.

Die Bestellverwaltung von Rezeptbuch Pro unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess vom Bestellvorschlag bis zum Wareneingang. Bestellungen können direkt Lieferanten aus dem integrierten Adressbuch zugeordnet und mit Lieferterminen, Mengen und Statusinformationen verwaltet werden.

Ein besonderer Vorteil besteht in der engen Verbindung zwischen Lagerbestand, Rezepturen und Einkauf. Das System überwacht die vorhandenen Bestände und Meldebestände und weist frühzeitig auf benötigte Rohstoffe hin. Dadurch können erforderliche Bestellungen rechtzeitig geplant werden, bevor es zu Engpässen in der Produktion kommt.

Offene, teilweise gelieferte und abgeschlossene Bestellungen werden übersichtlich verwaltet. Bei Wareneingängen können die gelieferten Mengen direkt übernommen und die zugehörigen Losnummern erfasst werden. Diese stehen anschließend sofort für Produktion, Lagerverwaltung und Rückverfolgung zur Verfügung.

Da Bestellungen, Wareneingänge, Lieferanten, Losnummern und Rezepturen auf derselben Datenbasis arbeiten, lassen sich später jederzeit Herkunft, Lieferungen und verwendete Chargen nachvollziehen. Die Bestellverwaltung ist damit nicht nur ein Einkaufswerkzeug, sondern ein wichtiger Bestandteil der lückenlosen Dokumentation und Rückverfolgbarkeit im Betrieb.

Auftrags- und Arbeitsplanung

Die integrierte Auftragsplanung von Rezeptbuch Pro unterstützt die tägliche Organisation von Produktion, Lager, Verwaltung und Qualitätsmanagement. Im Hauptfenster werden alle anstehenden Aufgaben übersichtlich in einer zentralen Auftragsliste dargestellt. Standardmäßig umfasst diese die nächsten acht Arbeitstage, der dargestellte Zeitraum kann jedoch individuell angepasst werden.

Bereits beim Programmstart erhält der Anwender einen Überblick über alle anstehenden Tätigkeiten und erkennt sofort, welche Aufgaben vordringlich bearbeitet werden müssen.

Farbige Priorisierung nach Fälligkeit

Die Auftragsliste verwendet eine farbliche Kennzeichnung, um dringende Aufgaben sofort sichtbar zu machen:

• Rot: Termin heute oder bereits überschritten
• Orange: Fälligkeit innerhalb der nächsten zwei Arbeitstage
• Gelb: Fälligkeit in den darauffolgenden Arbeitstagen
• Grün: später fällige Aufgaben
• Blau: allgemeine Arbeitsaufträge und Verwaltungsaufgaben

Dadurch ist jederzeit erkennbar, wo Handlungsbedarf besteht und welche Tätigkeiten zeitnah erledigt werden müssen.

Planung nach Arbeitstagen statt Kalendertagen

Eine Besonderheit des Systems ist die Berechnung von Fälligkeiten in Arbeitstagen statt in Kalendertagen.

Wochenenden, Feiertage und sonstige arbeitsfreie Tage werden automatisch berücksichtigt. Dadurch bleibt der tatsächliche zeitliche Vorlauf immer gleich.

Ein Auftrag mit beispielsweise drei Arbeitstagen Vorlauf wird unabhängig von Wochenenden oder Feiertagen stets drei echte Arbeitstage vor seiner Fälligkeit angezeigt. Die Terminplanung entspricht damit wesentlich besser den Anforderungen eines Produktionsbetriebes als eine rein kalenderbasierte Planung.

Produktionsaufträge

Produktionsaufträge enthalten die zu produzierende Rezeptur sowie die vorgesehene Herstellmenge.

Ein Klick auf die Mengenangabe öffnet unmittelbar das Berechnungsfenster für die gewünschte Produktionsmenge. Der Mitarbeiter kann dadurch direkt aus der Planung heraus mit der Herstellung beginnen, ohne Rezepturen oder Mengen erneut eingeben zu müssen.

Die Auftragsplanung ist dabei unmittelbar mit Rezepturberechnung, Lagerverwaltung und Rückverfolgung verbunden. Die Buchung einer Herstellung "erledigt" einen Auftrag automatisch, sodaß erledigte Aufträge aus der Liste genommen werden. Aufträge werden jedoch beim erledigen nicht gelöscht, alle, auch erledigte Aufträge sind jedoch immer in einer Liste bzw. im Kalender einsehbar.

Arbeitsaufträge

Neben Produktionsaufträgen können beliebige Arbeitsaufträge definiert werden. Diese dienen der Organisation wiederkehrender oder einmaliger Tätigkeiten im Betrieb.

Typische Beispiele sind:

• Reinigungsarbeiten
• Wartungen
• Temperaturkontrollen
• Kontrolle der Wasseraufbereitung
• Inventuren
• Dokumentationsaufgaben
• Druck des Herstellbuchs
• Hygienemaßnahmen
• Labor- und Qualitätskontrollen

Dadurch stehen Produktions- und Verwaltungsaufgaben gemeinsam in einer zentralen Übersicht zur Verfügung.